Wenn die Outlook-Suche Mails nicht mehr findet, die eindeutig vorhanden sind, steckt meist ein beschädigter Suchindex dahinter – ein häufiges Problem nach Outlook-Updates oder PST-Imports. Microsoft bringt dafür eine Reparaturfunktion mit, die den Index komplett neu aufbaut und die Suche wieder zuverlässig macht.
Wenn die Suche in Outlook nicht richtig funktioniert, hilft es oft den Index zu reparieren. Gehe hierzu wie folgt vor:
1. Wähle Datei/Optionen/Suchen –> Indexierungsoptionen
2. Index anzeigen ggfls. neu erstellen
Im folgenden Fenster wird oben die Anzahl an indexierten Elementen angezeigt. Wenn sich diese Zahl langsam ändert, läuft der Indexierungsprozess. Diese Änderungen solltet ihr erst abwarten bevor ihr den Index neu erstellt!
Sollte sich die Anzahl der Elemente nicht weiter ändern könnt ihr den Index neu erstellen. Klickt hierzu auf „Erweitert“.
3. Index neu erstellen
Klicke auf „Neu erstellen“ um den Index neu anzulegen. Dieser Prozess kann sehr lange dauern und in der Zeit könnt ihr die Suche nicht richtig nutzen.
In der Indexierungszeit könnt ihr aber die Suche in Outlook on the web nutzen.
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Outlook-Suche dauerhaft verbessern
Unter Windows-Suche-Einstellungen → Erweiterte Suchindizierungsoptionen prüfst du, ob der Outlook-Datenspeicher (OST/PST) im Index enthalten ist. Fehlt er, musst du ihn manuell hinzufügen.
Bei dauerhaften Suchproblemen: Erweiterte Suchindizierungsoptionen → Erweitert → Index neu erstellen. Der Prozess dauert je nach Postfachgröße 30 Minuten bis mehrere Stunden – Outlook bleibt dabei nutzbar.
Bei 64-bit-Outlook und alten PST-Dateien aus 32-bit-Versionen können Suchprobleme auftreten. Prüfe die Outlook-Version unter Datei → Office-Konto → Info und ob alle PST-Dateien korrekt eingebunden sind.
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