Es ist ein kleiner Vorgang, der jeden Tag passiert: Jemand nimmt Urlaub oder meldet sich krank. In der Personalverwaltung ist das sauber erfasst. Trotzdem klingelt das Telefon am leeren Schreibtisch weiter, zehnmal, dann Mailbox. Und im Postfach wartet ein Absender zwei Wochen auf eine Antwort, die niemand lesen wird.
In diesem Artikel zeigen wir dir, wie wir das bei der OIT GmbH gelöst haben: Die genehmigte Abwesenheit in Odoo steuert die Rufumleitung in unserer Telefonanlage Webex Calling, die Abwesenheitsnotiz in Outlook und den „Außer Haus“-Hinweis in Teams. Niemand muss mehr daran denken, und nach der Rückkehr ist alles wieder wie vorher.
Das Problem: Zwei Systeme, keine Verbindung
Die Ursache ist banal: Die Abwesenheit steht im einen System, Telefon und Postfach hängen am anderen. Niemand verbindet beides, außer dem Menschen, der gerade krank im Bett liegt und ganz sicher nicht daran denkt, vorher noch Rufumleitung und Abwesenheitsnotiz zu setzen. Und wer am letzten Tag vor dem Urlaub noch drei Dinge fertig macht, auch nicht.
Die Folgen kennt jeder. Anrufer schließen nicht „der ist im Urlaub“, sondern „da geht keiner ran“. In Teams steht der Kollege auf grün, also schreibt man ihn an. Und wenn Umleitung oder Notiz doch gesetzt waren, bleiben sie nach der Rückkehr gern noch drei Tage stehen.
Das Prinzip: Odoo ist die einzige Wahrheit
Die Abwesenheit in Odoo ist die einzige Quelle. Wird sie genehmigt, folgen Telefon und Postfach von selbst. Für die Kollegen ändert sich an ihrer Arbeit nichts: Sie beantragen Urlaub wie vorher und melden sich krank wie vorher. Niemand pflegt etwas doppelt.
| Telefonanlage | Microsoft 365 | |
|---|---|---|
| Was gesetzt wird | Rufumleitung auf die Zentrale | Abwesenheitsnotiz in Outlook, „Außer Haus“ in Teams |
| Kennt einen Zeitraum? | Nein, nur an oder aus | Ja, Start und Ende verwaltet Exchange selbst |
| Wer schaltet am Ende ab? | Der Abgleich | Exchange, automatisch |
| Wozu der regelmäßige Abgleich? | Ein- und Ausschalten, Änderungen nachziehen | Änderungen in Odoo nachziehen |
| Manuelle Einstellungen | Bleiben unangetastet | Bleiben unangetastet |
Teil 1: Die Rufumleitung der Telefonanlage
Wird die Abwesenheit genehmigt und beginnt ihr Zeitraum, leitet das Telefon automatisch auf die Zentrale. Anrufer landen bei einem Menschen statt bei einer Mailbox. Endet die Abwesenheit, wird genau der Zustand wiederhergestellt, der vorher galt.
| Situation | Was passiert |
|---|---|
| Abwesenheit genehmigt, Zeitraum beginnt | Das Telefon leitet auf die Zentrale. Vorher merkt sich das System die bisherige Einstellung. |
| Abwesenheit endet | Die gemerkte Einstellung wird wiederhergestellt, nicht einfach „aus“ geschaltet. |
| Dauerhafte Umleitung aufs Handy | Bleibt nach dem Urlaub unverändert erhalten, weil sie vorher gemerkt wurde. |
| Zeitraum nachträglich geändert | Der nächste Abgleich erkennt die Abweichung und bringt sie in Ordnung. |
| Kollege stellt während der Abwesenheit selbst etwas um | Bleibt stehen. Die Automatik überschreibt keine bewusste Entscheidung. |
Wichtig ist das Wort „genau“. Wir schalten nicht einfach aus. Wer seine Anrufe dauerhaft aufs Handy leitet, hat das mit Absicht so eingerichtet und findet es nach dem Urlaub unverändert vor.
Abgleich statt Auslöser
Naheliegend wäre: „Wenn jemand eine Abwesenheit genehmigt, schalte die Umleitung.“ Genau das haben wir nicht gebaut. Ein solcher Auslöser kann nur auf ein Ereignis reagieren. Verpasst er es, weil der Server neu startet, weil die Telefonanlage kurz nicht erreichbar ist oder weil jemand den Zeitraum nachträglich ändert, ist dieses Ereignis für immer weg. Und niemand merkt es.
| Auslöser bei Genehmigung | Abgleich alle 15 Minuten | |
|---|---|---|
| Frage, die gestellt wird | „Ist gerade etwas passiert?“ | „Wie müsste es jetzt sein, und wie ist es?“ |
| Server-Neustart, Anlage kurz weg | Ereignis verloren, Fehler bleibt unbemerkt | Nächster Lauf holt es nach |
| Zeitraum nachträglich geändert | Wird leicht übersehen | Abweichung wird erkannt und korrigiert |
| Normalfall ohne Änderung | – | Kostet nichts, nicht einmal eine Anfrage an die Anlage |
Unser Abgleich fragt deshalb alle 15 Minuten: Wie müsste es jetzt sein, und wie ist es? Weicht beides ab, wird es in Ordnung gebracht. Stimmt es überein, passiert nichts. Der Normalfall kostet also nichts, und jeder verpasste Lauf heilt sich beim nächsten von selbst. Eine Genehmigung stößt den Abgleich zusätzlich sofort an, damit niemand warten muss. Aber darauf verlässt sich das System nicht.
Teil 2: Abwesenheitsnotiz in Outlook und Status in Teams
Wird eine Abwesenheit in Odoo genehmigt, entsteht die Abwesenheitsnotiz im Postfach von selbst, mit Zeitraum, Vertretung und einem Text, der zur Abwesenheitsart passt. Der „Außer Haus“-Hinweis in Teams ergibt sich daraus automatisch. Microsoft leitet den Präsenzstatus aus der Postfacheinstellung ab, man muss ihn nicht getrennt setzen.
Hier ist es einfacher als beim Telefon: Die Postfacheinstellung nimmt einen Zeitraum entgegen, Start und Ende verwaltet Exchange selbst. Es genügt also, die Notiz einmal zu setzen. Es braucht keinen Job, der sie später wieder abschaltet.
Der Text gehört zur Abwesenheitsart
Eine Krankmeldung klingt anders als ein geplanter Urlaub, und beides anders als eine Fortbildung. Deshalb hängt der Text nicht am einzelnen Antrag, sondern an der Abwesenheitsart. Einmal hinterlegt, gilt er für jeden künftigen Fall. Platzhalter werden beim Setzen gefüllt, der Text bleibt dadurch dauerhaft richtig:
| Platzhalter | Wird gefüllt mit |
|---|---|
| Name | Dem Namen des Mitarbeiters aus Odoo. |
| Beginn und Ende | Dem Zeitraum der genehmigten Abwesenheit. |
| Vertretung | Der hinterlegten Vertretung, damit Absender wissen, an wen sie sich wenden. |
| Uhrzeiten | Bei stundenweisen Abwesenheiten zusätzlich der Uhrzeit von und bis. |
Nach innen und nach außen lassen sich unterschiedliche Texte hinterlegen. Für externe Absender entscheidest du zusätzlich, wer überhaupt eine Antwort bekommt:
Nur Kollegen im eigenen Unternehmen erhalten die Notiz.
Externe Absender aus dem eigenen Adressbuch erhalten die Notiz.
Jeder externe Absender erhält die Notiz.
Auch hier prüft ein regelmäßiger Abgleich, ob der hinterlegte Zustand noch zur Lage in Odoo passt. Wird ein Urlaub verschoben, verlängert oder abgelehnt, zieht die Notiz nach. Und weil sich das System merkt, welche Abwesenheit die aktuelle Notiz gesetzt hat, räumt es nur die eigenen wieder weg. Eine von Hand eingetragene Antwort bleibt unangetastet.
Unter der Haube: zwei eigene Odoo-Module
Unsere Telefonanlage ist Webex Calling von Cisco. Beide Verbindungen, zu Webex und zu Microsoft 365, laufen als Odoo-Module, die wir selbst entwickelt haben. Für alle, die es genauer wissen wollen:
Webex: Rufumleitung und Kontakte
- Anbindung: Odoo spricht die Webex-Schnittstelle über eine Webex Service App an. Sie ist von einem Administrator für die ganze Organisation freigegeben und nicht an das Konto eines einzelnen Mitarbeiters gebunden. Das Zugriffstoken erneuert Odoo selbst.
- Rufumleitung: Ein geplanter Job vergleicht alle 15 Minuten Soll und Ist und setzt in Webex Calling die Weiterleitung auf die hinterlegte Nummer der Zentrale oder nimmt sie wieder zurück. Jeder Lauf wird mit den Zahlen gesetzt, aufgehoben, übersprungen und fehlgeschlagen protokolliert.
- Kontakte: Ein zweiter Job spiegelt die Odoo-Kontakte stündlich als Organisationskontakte in das Webex-Firmenadressbuch, als Delta-Abgleich. Voll-Abgleich und Testlauf lassen sich per Knopf starten. Die Webex-App und die Cisco-Tischtelefone zeigen bei eingehenden Anrufen dadurch den Namen aus Odoo, und aus der App lässt sich ein Kontakt direkt anrufen.
- Zuordnung am Kontakt: Die Webex-Kontakt-ID steht direkt am Odoo-Kontakt, nicht in einer separaten Statusdatei. Sie übersteht damit einen Serverumzug und ist für alle Administratoren sichtbar.
- Rufnummern im E.164-Format: Webex löst eingehende Nummern nur im internationalen Format zuverlässig auf, also +49 541 … statt 0541 …. Odoo wandelt die Nummern beim Abgleich um. Kontakte mit unbrauchbarer Nummer, etwa zwei Nummern in einem Feld oder eine E-Mail-Adresse im Telefonfeld, landen zur Korrektur im Filter „Webex: Fehler“.
- Löschen mit Sicherheitsnetz: Gelöscht wird nur in Webex, nie in Odoo. Eine Löschgrenze in Prozent verhindert, dass ein fehlerhafter Lauf das Adressbuch leert.
Microsoft 365: Abwesenheitsnotiz
Die Abwesenheitsnotiz setzt ein täglicher Abgleich über Microsoft Graph als automatische Antwort im Postfach, mit Start und Ende. Exchange schaltet sie zum Zeitpunkt selbst ein und aus, Teams leitet daraus den Hinweis „Außer Haus“ ab. Weil ein Postfach nur eine einzige Abwesenheitsnotiz kennt, arbeitet auch dieses Modul mit einem Abgleich statt mit einem Auslöser je Genehmigung.
Die Regeln, auf die es ankommt
Automatisierung, die in fremde Einstellungen greift, braucht Grenzen. Für Telefon und Postfach gelten dieselben vier:
Eine Umleitung oder Abwesenheitsnotiz, die ein Kollege selbst eingerichtet hat, ist für die Automatik unsichtbar.
Hat jemand während der Abwesenheit bewusst etwas anderes eingestellt, bleibt das stehen. Lieber einmal nichts tun als eine Entscheidung überschreiben.
Lässt sich ein Mitarbeiter nicht zweifelsfrei einer Leitung zuordnen, wird niemand umgeleitet. Ein falsch umgeleiteter Anschluss ist schlimmer als ein nicht umgeleiteter.
Scheitert etwas bei einer Person, läuft der Abgleich für alle anderen weiter und versucht es bei der betroffenen beim nächsten Mal erneut.
Jeder Lauf wird protokolliert
Man sieht, ob es funktioniert hat, man muss es nicht hoffen. Jeder Lauf schreibt ein Protokoll mit Zahlen, Fehler stehen am jeweiligen Mitarbeiter:
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Gesetzt | Umleitungen oder Notizen, die in diesem Lauf gesetzt wurden. |
| Aufgehoben | Umleitungen, die zurückgenommen und auf den vorherigen Zustand gebracht wurden. |
| Übersprungen | Fälle, in denen bewusst nichts getan wurde, etwa bei unklarer Zuordnung oder einer manuellen Änderung. |
| Fehlgeschlagen | Einzelfälle, die beim nächsten Lauf erneut versucht werden. |
Was es im Alltag ändert
Sie erreichen während der Abwesenheit einen Menschen in der Zentrale statt einer Mailbox.
Sofort eine Rückmeldung mit Zeitraum und Vertretung, statt im Ungewissen zu warten.
Teams zeigt „Außer Haus“. Man sieht, woran man ist, bevor man jemanden anschreibt.
Niemand muss am Morgen einer Krankmeldung noch an Telefon oder Outlook denken. Nach der Rückkehr ist alles wie vorher.
Passend dazu: Wie wir Zeitkonten in Odoo führen, zeigt unser Artikel zu Minusstunden in Odoo. Wie du die Abwesenheitsnotiz von Hand anlegst, steht in Abwesenheitsnachricht schnell erstellen in Outlook. Und wenn du noch vor der Wahl der passenden Anlage stehst, hilft dir unser Vergleich von Cloud-Telefonanlagen für KMU. Dort steht auch, warum wir selbst Webex Calling nutzen.
Du möchtest Abwesenheiten in Odoo mit Telefonanlage und Microsoft 365 verbinden? Wir unterstützen dich dabei im Rahmen unserer Odoo-Leistungen und bei Cloud & Microsoft 365.
So sieht das in Odoo aus
Beide Module richtest du direkt in Odoo ein. Hier zeigen wir dir die Masken, mit denen wir bei OIT arbeiten. Ein Klick auf ein Bild vergrößert es, ein weiterer Klick macht es wieder klein.
Alles an einem Ort
Unter Konfiguration liegen beide Module nebeneinander. Bei Webex findest du die Protokolle der Abgleiche, verwaiste Kontakte, die aktiven Rufumleitungen und die Einstellungen. Bei Microsoft Abwesenheit die Abgleiche, die Textvorlagen und die Einstellungen.
Webex: Rufumleitung und Verbindung
In den Webex-Einstellungen schaltest du die Rufumleitung bei Abwesenheit ein und hinterlegst die Rufnummer der Zentrale, auf die umgeleitet wird. Darüber legst du den Betrieb fest: automatischer Abgleich an oder aus, das Standardland für die Umwandlung der Rufnummern, wie viele Kontakte ein Lauf verarbeitet und die Löschgrenze in Prozent. Darunter stehen die Zugangsdaten der Webex Service App.
Microsoft 365: eine Vorlage je Abwesenheitsart
Für jede Abwesenheitsart gibt es eine eigene Vorlage. Die Übersicht zeigt auf einen Blick, welche Art eine Abwesenheitsnotiz auslöst und wer von außen eine Antwort bekommt. Bei uns lösen Urlaub, Krankheit, Elternzeit und „Kind krank“ eine Notiz aus, der Abbau von Überstunden nicht.
Die Vorlage im Detail
In der Vorlage schreibst du zwei Texte: einen für Kolleginnen und Kollegen und einen für Absender außerhalb der Organisation. Der Text ist zugleich der Schalter. Bleibt er leer, setzt diese Abwesenheitsart keine Notiz. Platzhalter wie {mitarbeiter}, {start}, {ende} und {kontakt} füllt Odoo beim Setzen aus, bei stundenweisen Abwesenheiten zusätzlich {start_uhr} und {ende_uhr}. Über den externen Empfängerkreis legst du fest, wer von außen die Antwort erhält.
Häufige Fragen
Welche Telefonanlage nutzt OIT?
Webex Calling von Cisco. Odoo steuert dort über ein selbst entwickeltes Modul die Rufumleitung und spiegelt die Kontakte ins Webex-Firmenadressbuch. Warum wir uns für Webex entschieden haben, steht in unserem Vergleich von Cloud-Telefonanlagen.
Was passiert mit meiner dauerhaften Umleitung aufs Handy?
Sie bleibt erhalten. Vor dem Umschalten merkt sich das System die bisherige Einstellung und stellt genau diese nach der Abwesenheit wieder her, statt die Umleitung einfach abzuschalten.
Warum läuft ein Abgleich statt eines einfachen Auslösers?
Ein reiner Auslöser verpasst Ereignisse, etwa bei einem Neustart oder wenn die Anlage kurz nicht erreichbar ist. Der Abgleich vergleicht alle 15 Minuten Soll und Ist, und jeder verpasste Lauf heilt sich beim nächsten von selbst.
Kann ich für Krankheit und Urlaub unterschiedliche Texte verwenden?
Ja. Der Text hängt an der Abwesenheitsart, nicht am einzelnen Antrag. Für intern und extern lassen sich getrennte Texte hinterlegen, Platzhalter füllen Name, Zeitraum und Vertretung.
Wer bekommt die automatische Antwort von außen?
Das legst du je Abwesenheitsart fest: keine externe Antwort, nur Absender aus den eigenen Kontakten oder jeder externe Absender.
Was passiert, wenn der Urlaub verschoben oder abgelehnt wird?
Der regelmäßige Abgleich erkennt die Änderung in Odoo. Rufumleitung und Abwesenheitsnotiz ziehen nach, ohne dass jemand eingreifen muss.
Werden meine eigenen Einstellungen überschrieben?
Nein. Die Automatik fasst nur an, was sie selbst gesetzt hat. Von Hand eingerichtete Umleitungen und Abwesenheitsnotizen bleiben unangetastet.
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