Um für dein Konto fix eine Abwesenheitsnachricht zu erstellen, gehe wie folgt vor. Logge dich hierzu in dein Microsoft Konto ein.
1. Per Browser online einstellen (Mac, iPad oder PC)
Nutze diesen Link, um dich direkt in den Abwesenheits-Einstellungen wiederzufinden:
Abwesenheitsnachricht in Outlook einrichten
Dieser Link funktioniert leider nicht auf mobilen Geräten.
Aktiviere nun die Automatischen Antworten und stelle eine Abwesenheitsnachricht für interne und externe E-Mails zu bestimmten Zeiträumen ein.
Fertig 🙂
2. Abwesenheitsnachricht per Outlook App (iPhone, Android)
Auf dem mobilen Gerät kann die automatische Antwort per Outlook App eingestellt werden. Öffne hierzu die App, wechsle in die Einstellungen und wähle dein Konto aus. In den Kontoeinstellungen kannst du dann „Automatische Antworten“ auswählen.
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Tipps für eine gute Abwesenheitsnachricht
Was gehört rein?
- Exakter Abwesenheitszeitraum (Von–Bis)
- Wann du wieder erreichbar bist
- Vertretung mit Name und direktem Kontakt
- Hinweis bei dringenden Anliegen
- Kein automatisches Senden an Maillisten oder Newsletter
Interne vs. externe Nachricht
In Exchange Online kannst du zwei verschiedene Texte hinterlegen – einen für Kollegen und einen für externe Absender. Nutze das, um interne Vertretungskontakte nicht nach draußen zu geben.
Vergiss nicht: Teams-Status
Stelle auch in Microsoft Teams deinen Status auf „Abwesend" und hinterlege eine Statusnotiz – Kollegen sehen sonst weiterhin deinen normalen Status.
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