Cloud-Telefonanlagen im Vergleich: Die besten Lösungen für KMU

Die ISDN-Abschaltung ist abgeschlossen, und wer heute eine Telefonanlage plant, plant sie in der Cloud. Die eigentliche Frage ist nicht mehr ob, sondern welche: Die Unterschiede zwischen den Anbietern liegen weniger im Telefonieren selbst als in den Apps, den Endgeräten und darin, wie gut sich die Anlage mit dem Rest eurer Software verbindet.

Wir haben in den letzten Jahren Kunden mit sehr unterschiedlichen Lösungen eingerichtet und betreut. Bei der OIT GmbH selbst sind wir von Placetel auf Webex Calling umgestiegen. Warum, steht weiter unten, zusammen mit dem, was für eure Entscheidung wirklich zählt.

Wir begleiten Unternehmen aus Osnabrück und Umgebung als IT-Dienstleister Osnabrück bei Telefonie, Microsoft 365 und laufender IT-Betreuung.

Was eine Cloud-Telefonanlage leistet

Bei einer Cloud-Telefonanlage (auch Hosted PBX oder VoIP-Telefonanlage) läuft die Vermittlung im Rechenzentrum des Anbieters. Im Büro steht keine Anlage mehr, telefoniert wird über das Internet: am Tischtelefon, in der App auf Rechner und Smartphone oder über ein Headset. Für den Alltag heißt das:

• Wer im Homeoffice arbeitet, ist unter seiner Büronummer erreichbar und telefoniert auch mit ihr.
• Neue Mitarbeiter bekommen ihre Durchwahl in der Verwaltungsoberfläche, ohne Techniker vor Ort.
• Rufgruppen, Warteschleifen und Ansagen stellt ihr selbst um, etwa für Feiertage.
• Abgerechnet wird pro Nutzer und Monat statt über eine Anschaffung mit Wartungsvertrag.

Die Anbieter im Überblick

Diese sechs Lösungen begegnen uns bei kleinen und mittleren Unternehmen am häufigsten:

Warum wir bei OIT auf Webex umgestiegen sind

Placetel hat bei uns jahrelang zuverlässig funktioniert. Gewechselt haben wir, weil Webex Calling an drei Stellen, die uns im Alltag wichtig sind, spürbar besser passt.

1. Kontakte aus Odoo am Telefon

Unsere Kunden, Lieferanten und Ansprechpartner pflegen wir in Odoo. Damit bei einem Anruf der Name statt nur der Nummer erscheint, haben wir ein eigenes Odoo-Modul entwickelt: Es spiegelt die Odoo-Kontakte ins Firmenadressbuch von Webex. Die Webex-App und die Tischtelefone lösen eingehende Nummern damit auf, und aus der App lässt sich ein Kontakt direkt anrufen. Neue oder geänderte Kontakte sind nach spätestens einer Stunde in Webex.

Über dieselbe Schnittstelle setzt Odoo bei genehmigten Abwesenheiten automatisch die Rufumleitung auf die Zentrale. Wie das technisch funktioniert, beschreiben wir in Abwesenheiten automatisch: Wie Odoo Telefonanlage und Microsoft 365 steuert.

2. Die Apps für Mac und iPhone

Bei uns arbeiten viele mit Mac und iPhone. Im direkten Vergleich mit unserer vorherigen Lösung sind die Webex-Apps auf beiden Geräten im Alltag einfach besser. Weil der Großteil unserer Anrufe über die App läuft und nicht über ein Tischtelefon, war das für uns ein wichtiger Punkt.

3. AirPods als festes Standardgerät

Ein Alltagsproblem vieler Telefonie-Apps: AirPods lassen sich als Audiogerät oft nur auswählen, wenn sie in dem Moment verbunden sind. Wer dann einen Anruf annimmt, muss erst umständlich das Audiogerät wechseln. In Webex lassen sich die AirPods dagegen auch dann als Standardgerät festlegen, wenn sie gerade nicht verbunden sind. Seitdem gibt es beim Annehmen von Anrufen kein Problem mehr.

Die wichtigsten Entscheidungskriterien

1. Habt ihr Microsoft 365 mit Teams im Einsatz? Dann gehört Teams Phone auf die Liste. Klärt vorher, welcher Weg zur Amtsleitung passt, denn davon hängen Kosten und Rufnummernportierung ab.
2. Welche Software soll mit der Anlage sprechen? Wenn Kontakte aus Odoo oder einem CRM am Telefon erscheinen sollen oder Abwesenheiten die Rufumleitung steuern sollen, braucht die Anlage eine dokumentierte Schnittstelle. Fragt konkret nach der API, nicht nach einem „CRM-Plugin“.
3. Mit welchen Geräten wird telefoniert? Mac, iPhone, Windows, Android, Tischtelefon, Headset: Testet die Apps zwei Wochen mit echten Anrufen, bevor ihr entscheidet.
4. Wie viele Standorte und wie viel Homeoffice? Mehrere Standorte und mobile Mitarbeiter sprechen klar für die Cloud, eine eigene Anlage pro Standort lohnt sich praktisch nicht mehr.
5. Wo liegen die Daten? Lasst euch Rechenzentrumsstandort und Vertrag zur Auftragsverarbeitung zeigen, besonders wenn Gespräche aufgezeichnet werden sollen.

Was viele unterschätzen: die Internetleitung

Ein Gespräch braucht je nach Codec rund 100 kbit/s in jede Richtung. Die Bandbreite ist deshalb selten das Problem, Schwankungen in der Laufzeit (Jitter) und verlorene Pakete schon. Eine stabile Leitung mit 50 Mbit/s trägt 20 gleichzeitige Gespräche ohne Mühe, wenn das Netzwerk richtig eingestellt ist:

• QoS im Router: Sprachpakete bekommen Vorrang vor Downloads und Updates.
• Eigenes VLAN für Telefonie: Tischtelefone und Datenverkehr laufen getrennt.
• Zweite Leitung als Ausfallschutz: Wenn Telefonie geschäftskritisch ist, lohnt sich ein LTE- oder 5G-Backup.
• Messung vor der Umstellung: Wir messen Latenz, Jitter und Paketverlust an eurem Standort, bevor wir umstellen.

So läuft eine Umstellung bei uns ab

1. Bestandsaufnahme: Rufnummern, Durchwahlen, Rufgruppen, Ansagen, Fax und Sonderfälle wie Türsprechstellen.
2. Empfehlung: Passend zu eurer IT-Landschaft, Teamgröße und Budget.
3. Netzwerk-Check: Messung der Leitung, QoS- und VLAN-Einstellungen, bei Bedarf neue Switches oder Headsets.
4. Einrichtung und Portierung: Die neue Anlage wird vollständig eingerichtet, die bestehenden Rufnummern werden portiert. Die alte Anlage bleibt bis dahin aktiv.
5. Einweisung und Umschaltung: Kurze Schulung für das Team, danach Umschaltung mit uns als Ansprechpartner am ersten Tag.

Von der Bestandsaufnahme bis zur Umschaltung vergehen meist vier bis sechs Wochen. Den größten Teil davon nimmt die Rufnummernportierung beim bisherigen Anbieter ein.

Was eine Cloud-Telefonanlage kostet

Die Preise hängen stark von Anbieter, Lizenzstufe und Nutzerzahl ab und ändern sich regelmäßig. Rechnet für einen fairen Vergleich immer alle Bestandteile zusammen:

• Lizenz pro Nutzer und Monat, je nach Funktionsumfang
• Rufnummern und Rufnummernblöcke, gegebenenfalls Gesprächsminuten
• Einmalige Einrichtung und Portierung
• Endgeräte: Tischtelefone, Headsets oder nur die App
• Zusatzfunktionen wie Warteschleifen, Aufzeichnung oder Auswertungen

Viele unserer Kunden verzichten bei der Umstellung auf Tischtelefone: Ein gutes Headset und die App reichen für die meisten Arbeitsplätze. Was das für euch konkret bedeutet, rechnen wir im Telefonie-Check durch.

Nächster Schritt: Telefonie-Check

Ihr seid unsicher, welche Lösung zu euch passt? In einem kurzen Gespräch klären wir eure Ausgangslage, prüfen die Internetleitung und geben eine Empfehlung, die zu eurer IT passt, auch wenn das nicht Webex ist.

• Cloud & Microsoft 365: Teams Phone und Lizenzberatung
• Hardware & Netzwerk: Netzwerk-Check, QoS, Headsets und Tischtelefone
• Odoo: ERP & CRM: Anbindung der Telefonie an Odoo – als Odoo Partner Osnabrück auch vor Ort
• IT-Support & Betreuung: laufende Betreuung nach der Umstellung

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Häufige Fragen

Was ist eine Cloud-Telefonanlage?

Eine Telefonanlage, die im Rechenzentrum des Anbieters läuft statt im eigenen Büro. Telefoniert wird über das Internet mit Tischtelefon, App oder Headset.

Welche Telefonanlage nutzt OIT selbst?

Webex Calling von Cisco. Wir sind von Placetel umgestiegen, vor allem wegen der Anbindung an Odoo, der Mac- und iOS-App und weil sich AirPods dort auch ohne aktive Verbindung als Standardgerät festlegen lassen.

Lassen sich Kontakte aus Odoo in der Telefonanlage anzeigen?

Ja, wenn die Anlage eine Schnittstelle bietet. Für Webex haben wir ein eigenes Odoo-Modul entwickelt, das die Odoo-Kontakte ins Webex-Firmenadressbuch spiegelt. Eingehende Anrufe zeigen dann den Namen, und Kontakte lassen sich aus der App anrufen.

Ist Teams Phone die bessere Wahl, wenn wir Microsoft 365 haben?

Oft ja, wenn das Team ohnehin in Teams arbeitet. Wichtig ist die Wahl des richtigen Wegs zur Amtsleitung. Wenn Telefonie eng mit Odoo oder einem CRM zusammenspielen soll, lohnt sich der Vergleich mit Webex.

Wie viel Bandbreite braucht Cloud-Telefonie?

Rund 100 kbit/s pro gleichzeitigem Gespräch. Entscheidend sind aber eine stabile Leitung und richtig eingestelltes QoS.

Wie lange dauert die Umstellung?

Meist vier bis sechs Wochen, den größten Teil davon nimmt die Rufnummernportierung ein. Die alte Anlage bleibt bis zur Umschaltung aktiv.