Teams weiß, wer im Büro ist: Was der Workplace Check-in wirklich kann – und was Unternehmen beachten müssen

Dominik Zumstrull • 20. Juli 2026 • 9 Min. Lesezeit

OIT-Team betritt Bürogebäude – Symbolbild für Teams Workplace Check-in und Büro-Anwesenheit

Cloud & Microsoft 365-Experte

OIT GmbH

Microsoft hat für Teams eine Funktion allgemein verfügbar gemacht, die automatisch erkennt, ob Beschäftigte im Büro sitzen oder aus dem Homeoffice arbeiten – den sogenannten Workplace Check-in (Teil von Microsoft Places). In den Fachmedien wird das als „Teams weiß, wer im Büro ist“ diskutiert, verbunden mit dem Vorwurf einer möglichen Mitarbeiterüberwachung. Microsoft weist das zurück.

Wir ordnen ein, was die Funktion technisch tut, was sie ausdrücklich nicht tut, ob man daraus ein Anwesenheits-Dashboard bauen könnte – und wie du sie als Nutzer oder als Unternehmen an- und abschaltest.

Was ist der Workplace Check-in?

Der Workplace Check-in erweitert das Präsenz-Signal in Teams (verfügbar, abwesend, beschäftigt) um eine zweite Dimension: den Arbeitsort. Damit sehen Kolleginnen und Kollegen nicht nur ob jemand erreichbar ist, sondern auch von wo aus jemand arbeitet – Büro oder Remote, bei entsprechender Konfiguration sogar bis auf das einzelne Gebäude.

Microsoft unterscheidet dabei zwei Signale:

Geplanter Arbeitsort: Die manuell hinterlegte Absicht. Man trägt im Outlook- oder Teams-Kalender ein, an welchen Tagen man üblicherweise im Büro oder zu Hause ist.
Tatsächlicher Arbeitsort: Der automatisch erkannte oder manuell gesetzte Ort. Genau hier greift der Workplace Check-in.

Die automatische Erkennung stützt sich auf zwei mögliche Signale, die ein Administrator einzeln oder kombiniert einrichten kann:

Verbindung mit dem Firmen-WLAN – ein hinterlegter Access Point (BSSID) wird einem Gebäude zugeordnet. (Dieses Signal befindet sich derzeit noch in der Vorschau.)
Verbindung mit einem Schreibtisch-Peripheriegerät – zum Beispiel ein am Arbeitsplatz konfigurierter Monitor. (Allgemein verfügbar.)

Wichtige technische Rahmenbedingungen:

Die Funktion läuft ausschließlich in der Teams-Desktop-App für Windows und macOS. Web- und Mobil-Versionen (iPhone, iPad) werden nicht unterstützt.
Teams benötigt zusätzlich die Standortfreigabe des Betriebssystems. Ohne diese OS-Berechtigung funktioniert die Erkennung nicht.
Der erkannte Arbeitsort wird am Ende der hinterlegten Arbeitszeit automatisch gelöscht. Wer sich außerhalb der Arbeitszeit verbindet, löst keine Aktualisierung aus.
Die Funktion ist in jedem Tenant standardmäßig deaktiviert und muss von der Organisation aktiv eingerichtet werden.

Die Überwachungsdebatte: Was stimmt, was nicht

Der Vorwurf lautet, Teams werde damit zum Kontrollinstrument. Microsoft hält dagegen und nennt konkrete Grenzen, die sich in der Dokumentation bestätigen lassen:

Keine Bewegungsverfolgung. Es gibt kein kontinuierliches Tracking, sondern nur eine Aktualisierung bei einem Netzwerkwechsel oder einer Geräteverbindung.
Keine Historie. Der Arbeitsort wird nach Arbeitsende gelöscht; ein Verlauf früherer Standorte wird nicht gespeichert.
Kein Admin-Dashboard. Administratoren erhalten von Microsoft weder eine Anwesenheitsübersicht noch Reporting-Ansichten über die erkannten Standorte.
Nutzer behalten die Kontrolle. Der automatisch gesetzte Ort lässt sich jederzeit manuell ändern, überschreiben oder löschen – auch bewusst falsch (z. B. „im Büro“, obwohl im Homeoffice).

So weit die technische Seite. Der berechtigte Kritikpunkt liegt woanders: Eine bislang freiwillig gepflegte Information wird automatisch sichtbar. Und im Arbeitsverhältnis ist „freiwillig“ ein dehnbarer Begriff. Wer als Einziger im Team die Standortfreigabe verweigert, gerät schnell unter Erklärungsdruck. Ob aus einer Planungshilfe ein indirektes Kontrollinstrument wird, entscheidet am Ende nicht Microsoft, sondern der Umgang des jeweiligen Arbeitgebers mit der Funktion.

Kann man daraus ein Anwesenheits-Dashboard bauen?

Diese Frage bekommen wir als IT-Dienstleister häufig, sobald ein solches Feature auftaucht. Die ehrliche Antwort ist zweigeteilt.

Technisch: Ja, im Prinzip

Der Arbeitsort ist nicht nur in der Teams-Oberfläche sichtbar, sondern auch über die Microsoft Graph API abrufbar. Das Presence-Objekt eines Nutzers enthält ein Feld workLocation mit drei Angaben:

workLocationType – der Typ des Arbeitsorts (office, remote oder unknown)
source – die Quelle (automatic, manual oder scheduled)
placeId – die Kennung des Gebäudes, sofern konfiguriert

Beispielhafte Antwort der API:

{
  "availability": "Available",
  "activity": "Available",
  "workLocation": {
    "workLocationType": "office",
    "source": "automatic",
    "placeId": "eb706f15-137e-4722-b4d1-b601481d9251"
  }
}

Für mehrere Personen auf einmal existiert der Endpunkt POST /communications/getPresencesByUserId, der bis zu 650 Nutzer-IDs pro Anfrage verarbeitet. Man bräuchte dafür die Berechtigung Presence.Read.All. Eine Anwendung, die zyklisch die Präsenz aller Mitarbeitenden abfragt und den workLocationType visualisiert, ist damit grundsätzlich machbar.

Praktisch und rechtlich: Davon raten wir ab

So verlockend die Idee klingt – als belastbares Anwesenheits- oder gar Kontroll-Dashboard taugt das aus mehreren Gründen nicht:

Die Daten sind unzuverlässig. Nutzer können ihren Arbeitsort jederzeit manuell setzen oder löschen. „Büro“ bedeutet nicht zwingend, dass jemand vor Ort ist – und Abwesenheit dieses Signals bedeutet nicht Homeoffice, sondern oft nur: nicht eingeloggt, nicht zugestimmt, oder OS-Berechtigung nicht erteilt.
Keine Historie an der Quelle. Da Microsoft den Wert nach Arbeitsende löscht, müsste ein Dashboard selbst laufend mitschreiben, um Auswertungen über Zeit zu ermöglichen. Genau dieses eigenständige Protokollieren macht aus einer Momentaufnahme eine dauerhafte Verhaltensaufzeichnung – und verschiebt die Sache vom Komfort-Feature zur Überwachung.
Opt-in-Abhängigkeit. Die Datenqualität hängt vollständig davon ab, wie viele Mitarbeitende zugestimmt haben. Ein Dashboard, das nur einen Teil der Belegschaft abbildet, ist für Steuerungszwecke wertlos.

Der entscheidende Punkt ist aber der arbeitsrechtliche: Eine technische Einrichtung, die dazu geeignet ist, das Verhalten oder die Anwesenheit von Beschäftigten zu überwachen, unterliegt in Deutschland der Mitbestimmung des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Zusätzlich braucht die Verarbeitung solcher Beschäftigtendaten eine tragfähige Rechtsgrundlage (DSGVO, Beschäftigtendatenschutz) – in der Praxis meist eine Betriebsvereinbarung mit klarer Zweckbindung, Transparenz und Datensparsamkeit. Ein selbstgebautes Anwesenheits-Dashboard ohne diese Grundlage ist rechtlich riskant, unabhängig davon, dass Microsoft selbst kein solches Werkzeug anbietet.

Unsere Empfehlung: Nutze den Workplace Check-in als das, wofür er gedacht ist – eine Koordinationshilfe für hybride Teams („Wer ist heute da? Lohnt sich der Weg ins Büro?“). Für echte Zeit- oder Anwesenheitserfassung gibt es dafür vorgesehene, rechtskonforme Systeme mit sauberer Rechtsgrundlage. (Hinweis: Wir sind kein Rechtsberater – die konkrete Bewertung gehört mit Datenschutzbeauftragtem und ggf. Betriebsrat abgestimmt.)

So aktivieren oder deaktivieren Sie die Funktion – als Nutzer

Als einzelne Nutzerin oder einzelner Nutzer behältst du die volle Kontrolle:

Zustimmung erteilen oder verweigern. Beim ersten Auftreten zeigt Teams einen Hinweisbanner. Erst wenn du zustimmst und Teams die Standortfreigabe des Betriebssystems (Windows- bzw. macOS-Systemeinstellungen → Datenschutz → Standort) gewährst, wird der Arbeitsort automatisch erkannt.
Nachträglich an- oder abschalten. In den Teams-Einstellungen lässt sich der Workplace Check-in für die WLAN-Erkennung jederzeit ein- oder ausschalten – auch wenn du zuvor zugestimmt hast.
Arbeitsort manuell überschreiben oder löschen. Der angezeigte Arbeitsort ist jederzeit manuell änderbar oder entfernbar, unabhängig von der automatischen Erkennung.
OS-Berechtigung entziehen. Wer die Standortfreigabe für Teams im Betriebssystem entzieht, unterbindet die automatische Erkennung vollständig.

So steuern Unternehmen die Funktion global – als Administrator

Die Aktivierung erfolgt zentral und ist bewusst mehrstufig. Voraussetzung sind Administratorrechte für Microsoft Teams (Richtlinie) und Microsoft Exchange (WLAN-Konfiguration) sowie – für die gebäudegenaue Erkennung – in Microsoft Places konfigurierte Gebäude.

Richtlinie anlegen und zuweisen (Teams PowerShell)

# Neue Richtlinie erstellen und Erkennung aktivieren
New-CsTeamsWorkLocationDetectionPolicy -Identity wld-enabled -EnableWorkLocationDetection $true

# Richtlinie einzelnen Nutzern oder Gruppen zuweisen
Grant-CsTeamsWorkLocationDetectionPolicy -PolicyName wld-enabled -Identity nutzer@firma.de

Eine Richtlinie kann für den gesamten Tenant gelten oder gezielt einzelnen Nutzergruppen zugewiesen werden – etwa nach Standort oder Land.

Modi für die WLAN-Erkennung

Für das WLAN-Signal legt die Richtlinie fest, wie mit der Zustimmung umgegangen wird:

Inform (Informationsmodus): Der Check-in ist grundsätzlich aktiv. Nutzer sehen einen Hinweisbanner und können widersprechen (Opt-out). Ohne Widerspruch wird der Arbeitsort geteilt.
Ask (Abfragemodus): Der Check-in ist erst nach aktiver Zustimmung aktiv (Opt-in). Ohne Zustimmung wird nichts geteilt.
Off: Die Funktion ist abgeschaltet, es gibt keine Abfrage, Nutzer können sie nicht eigenständig aktivieren.

In beiden aktiven Modi können Nutzer ihre Entscheidung jederzeit in den Teams-Einstellungen ändern. Für die Peripherie-Erkennung (Monitor am Schreibtisch) gibt es lediglich einen einfachen An/Aus-Schalter.

Wichtig: Administratoren können die Betriebssystem-Standortfreigabe nicht stellvertretend für Nutzer erteilen. Die OS-seitige Zustimmung bleibt immer beim einzelnen Anwender.

WLAN- und Gebäude-Zuordnung (Exchange / Places)

# SSID-Liste hinterlegen (mehrere durch Semikolon getrennt)
Set-PlacesSettings -Collection Presence -WorkplaceWifiNetworkSSIDList 'Default:SSID-1;SSID-2'

# BSSIDs Gebäuden zuordnen (per CSV mit Spalten BSSID; BuildingName)
Add-WifiDevices -Action MapBuildings -InputFilePath geraete.csv
Add-WifiDevices -Action UploadEntries -InputFilePath geraete.csv -BuildingMappingFile mapping.csv

Ist nur die SSID-Liste hinterlegt, erscheint der Ort als „im Büro“. Für die gebäudegenaue Anzeige braucht es zusätzlich die BSSID-zu-Gebäude-Zuordnung.

Unsere Einschätzung

Der Workplace Check-in ist technisch deutlich zurückhaltender gebaut, als die Schlagzeilen vermuten lassen: standardmäßig aus, opt-in-orientiert, ohne Historie, ohne Admin-Auswertung, jederzeit übersteuerbar. Als Koordinationshilfe für hybride Teams kann er echten Mehrwert stiften.

Kippen kann das Bild dort, wo Unternehmen die Funktion zweckentfremden – etwa über eigene Graph-API-Auswertungen zu einem Anwesenheits-Dashboard. Spätestens dann ist es kein Komfort-Feature mehr, sondern eine mitbestimmungs- und datenschutzpflichtige Überwachungsmaßnahme. Wer die Funktion einführt, sollte das transparent tun, den Zweck sauber begrenzen und – wo ein Betriebsrat existiert – frühzeitig eine Betriebsvereinbarung anstreben.

Wir unterstützen bei der sauberen Einrichtung in Microsoft 365, bei der Bewertung im Kontext eurer IT-Sicherheits- und Datenschutzanforderungen und bei der Frage, welche Systeme sich für welchen Zweck wirklich eignen.

Fragen zur Konfiguration oder zum datenschutzkonformen Einsatz in eurem Tenant? Sprecht uns an oder bucht direkt ein Erstgespräch.

Verwandte Leistungen: Cloud & Microsoft 365 · IT-Sicherheit · Automatisierung

Häufige Fragen zum Teams Workplace Check-in

Kann mein Chef sehen, ob ich im Büro bin?

Kolleginnen und Kollegen sehen deinen geteilten Arbeitsort in Teams und Outlook – aber nur, wenn du der Erkennung zugestimmt hast. Eine Admin-Auswertung oder Historie liefert Microsoft nicht: Der Wert wird nach Ende des Arbeitstages gelöscht.

Ist der Workplace Check-in standardmäßig aktiviert?

Nein. Die Funktion ist standardmäßig aus. Ein Administrator muss sie per Teams-Richtlinie aktivieren, und je nach Modus (Ask/Inform) ist deine Zustimmung nötig. Zusätzlich muss Teams die Standortfreigabe des Betriebssystems erhalten.

Wie schalte ich die automatische Arbeitsort-Erkennung aus?

In den Teams-Einstellungen lässt sich der Workplace Check-in jederzeit deaktivieren. Alternativ entziehst du Teams die Standortberechtigung in den Systemeinstellungen (Windows/macOS). Den angezeigten Arbeitsort kannst du außerdem jederzeit manuell ändern oder löschen.

Braucht die Einführung in Deutschland den Betriebsrat?

In der Regel ja: Da die Funktion geeignet ist, Anwesenheit zu erfassen, greift die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Empfohlen ist eine Betriebsvereinbarung mit klarer Zweckbindung – abgestimmt mit Datenschutzbeauftragtem. (Keine Rechtsberatung.)

Jetzt Beratung anfragen