Microsoft sichert die Plattform, nicht deine Daten. Was in Microsoft 365 gelöscht wird und die Papierkorb-Fristen überschreitet, ist endgültig weg — ein Microsoft 365 Backup ist deine Aufgabe, nicht die von Microsoft.
Das überrascht viele Geschäftsführer im Gespräch. Die Daten liegen in der Cloud, Microsoft garantiert 99,9 Prozent Verfügbarkeit, also ist doch alles gesichert? Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit sind zwei verschiedene Dinge. Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft. Ob deine Daten nach einem Fehler, einem Angriff oder einer Kündigung noch da sind, entscheidet deine eigene Vorsorge.
Was übernimmt Microsoft — und was nicht?
Die Aufteilung heißt Shared Responsibility Model und steht so in Microsofts eigenen Unterlagen: Microsoft verantwortet Rechenzentren, Hardware, Georedundanz und die Verfügbarkeit des Dienstes. Du verantwortest deine Inhalte, Zugriffsrechte, Aufbewahrungseinstellungen und die Wiederherstellung im Schadensfall. Microsoft schützt dich also vor einem Festplattenausfall in Amsterdam — nicht vor einem Mitarbeiter, der ein SharePoint-Team samt Dateiablage löscht.
Wie lange hält Microsoft gelöschte Daten überhaupt vor?
Es gibt Aufbewahrungsfristen, aber sie sind kurz und sie sind kein Backup. Nach Ablauf ist der Inhalt unwiederbringlich entfernt:
| Bereich | Wo die Daten liegen | Frist |
|---|---|---|
| Exchange Online | Ordner „Gelöschte Elemente“ | 14 Tage, max. 30 |
| Exchange Online | Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ | 14 Tage, max. 30 |
| Gelöschtes Benutzerkonto | Papierkorb in Entra ID | 30 Tage |
| SharePoint & OneDrive | Papierkorb und Papierkorb der Websitesammlung zusammen | 93 Tage |
| Teams | Dateien in SharePoint, Chatverlauf in Exchange | keine eigene Frist |
93 Tage klingen nach viel. Wenn eine Projektablage im Januar still gelöscht wird und im Mai jemand danach sucht, sind sie längst abgelaufen.
Wo reißt die Lücke im Alltag auf?
Vier Fälle sehen wir bei Kunden immer wieder. Erstens: Ransomware verschlüsselt lokale Dateien, die OneDrive brav in die Cloud synchronisiert — der Schaden landet damit auch im Cloud-Speicher. Zweitens: Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen, die Lizenz wird zur Kostenersparnis sofort entzogen, 30 Tage später ist das Postfach fort. Drittens: Ein Admin räumt auf und löscht ein Team, dessen Inhalte noch gebraucht werden. Viertens: Eine falsch gesetzte Aufbewahrungsrichtlinie löscht über Monate unbemerkt Mails, die du nach GoBD zehn Jahre vorhalten musst.
Was kostet das Microsoft 365 Backup von Microsoft?
Microsoft bietet seit 2024 einen eigenen Zusatzdienst namens Microsoft 365 Backup an. Er wird verbrauchsabhängig abgerechnet: 0,15 US-Dollar pro Gigabyte geschützter Daten und Monat (Listenpreis), ohne Extrakosten für Wiederherstellungen. Bei 500 GB Nutzdaten landest du rechnerisch bei rund 75 US-Dollar im Monat. Der Dienst deckt Exchange Online, SharePoint und OneDrive ab und hält Wiederherstellungspunkte bis zu 365 Tage vor.
Zwei Einschränkungen gehören dazu: Der Dienst sichert keine Teams-Chats als eigenständiges Objekt, keine Planner-Aufgaben und keine Entra-ID-Objekte. Und er stellt ausschließlich in denselben Tenant zurück — gegen einen Totalverlust oder eine Aussperrung aus dem Konto hilft er nicht. Genau dafür gibt es Drittanbieter-Lösungen, die eine Kopie außerhalb der Microsoft-Welt ablegen.
Wie sicherst du Microsoft 365 richtig?
1. Bestand aufnehmen. Welche Postfächer, Websites und Teams gibt es, wie viel Volumen steckt darin, was davon ist geschäftskritisch?
2. Ziele festlegen. Wie viel Datenverlust ist verkraftbar (RPO) und wie schnell muss wiederhergestellt sein (RTO)? Ohne diese beiden Zahlen ist jede Lösungsdiskussion Geschmackssache.
3. Eine Kopie außerhalb halten. Die 3-2-1-Backup-Regel gilt auch für die Cloud: drei Kopien, zwei Medien, eine außer Haus.
4. Aufbewahrung und Backup trennen. Aufbewahrungsrichtlinien erfüllen Compliance-Pflichten wie die E-Mail-Archivierung. Ein Backup dient der Wiederherstellung. Das eine ersetzt das andere nicht.
5. Wiederherstellung testen. Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung. Einmal im Quartal ein Postfach und eine Dateiablage probeweise wiederherstellen reicht völlig.
Häufige Fragen zum Microsoft 365 Backup
Macht Microsoft automatisch ein Backup meiner Daten?
Nein. Microsoft repliziert Daten für die Verfügbarkeit des Dienstes, stellt dir aber keine Sicherung zur Verfügung, aus der du gezielt einen Stand von vor drei Monaten zurückholen kannst. Nach Ablauf der Papierkorb-Fristen ist der Inhalt endgültig gelöscht.
Reichen Aufbewahrungsrichtlinien als Backup aus?
Nein. Aufbewahrungsrichtlinien verhindern das Löschen und erfüllen damit Compliance-Anforderungen. Sie bieten aber keinen Wiederherstellungspunkt und schützen nicht vor einer Verschlüsselung durch Ransomware.
Wie viel kostet ein Microsoft-365-Backup pro Nutzer?
Bei Microsofts eigenem Dienst rechnest du mit 0,15 US-Dollar je Gigabyte und Monat. Drittanbieter arbeiten meist mit Preisen pro Postfach und Monat, üblich sind 2 bis 5 Euro inklusive unbegrenztem Speicher. Welches Modell günstiger ist, hängt allein an deinem Datenvolumen pro Nutzer.
Sind Teams-Chats im Backup enthalten?
Nur teilweise. Dateien aus Teams liegen in SharePoint und werden mitgesichert. Der eigentliche Chatverlauf liegt in versteckten Ordnern der Postfächer und wird von vielen Lösungen nicht oder nur eingeschränkt erfasst — das gehört vor dem Kauf geklärt.
Du willst wissen, wie groß die Lücke in deinem Tenant gerade ist? Wir sehen uns deine Microsoft-365-Umgebung an, rechnen das Volumen durch und sagen dir, was ein sauberes Backup bei euch kostet.
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