Mit der Terminplanungsumfrage Outlook in Outlook (engl. Scheduling Poll) planst du Meetings schneller: Du schlägst mehrere Zeitfenster vor, alle stimmen online ab – und bei Konsens wird der Termin automatisch gebucht. Das funktioniert auch mit externen Teilnehmenden ohne Microsoft-Konto. Hinweis: Das frühere Add-In FindTime ist abgekündigt; die Funktion ist heute nativ als Terminplanungsumfrage in Outlook integriert.
Inhaltsverzeichnis
- Warum Terminplanungsumfrage?
- Voraussetzungen & Besonderheiten mit Externen
- Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Praxis-Tipps für bessere Teilnahmequoten
- FAQ
- Quellen & weiterführende Links
1) Warum Terminplanungsumfrage?
Die Terminplanungsumfrage reduziert das Hin-und-Her per E-Mail: Du wählst mehrere Slots, Outlook berücksichtigt interne Verfügbarkeiten, externe Personen stimmen per Link ab, und bei Einigkeit wird automatisch ein Termin mit optionalem Microsoft Teams-Link erstellt. Besonders nützlich für Kundentermine, Projektabstimmungen und Workshops mit mehreren Beteiligten.
2) Voraussetzungen & Besonderheiten mit Externen
- Outlook (Web, Windows, Mac) mit Postfach in Microsoft 365 / Exchange Online.
- Externe Teilnehmende benötigen kein Microsoft-Konto – sie stimmen über einen Web-Link ab.
- Verfügbarkeit: Interne Free/Busy-Daten werden berücksichtigt; bei Externen ist die Verfügbarkeit „unbekannt“ – sie können trotzdem abstimmen.
- Admin-Steuerung: In manchen Tenants kann die Funktion durch die IT sichtbar/unsichtbar gemacht werden.
3) Schritt-für-Schritt-Anleitung
3.1 Terminplanungsumfrage öffnen
- Öffne Outlook (Web/Windows/Mac) und klicke auf Neue E-Mail (oder antworte auf eine bestehende).
- Trage alle Teilnehmenden – intern & extern – in An bzw. Cc ein.
- Klicke im Menüband auf Terminplanungsumfrage (engl. Scheduling Poll).
3.2 Zeitfenster auswählen
- Lege Dauer, Zeitzone und optional Arbeitszeiten fest.
- Outlook schlägt auf Basis der internen Kalender passende Zeiten vor (Grün=frei, Rot=belegt, Violett=abwesend, Grau=unbekannt/externe).
- Markiere mehrere geeignete Slots (z. B. 3–5 Optionen) und klicke auf Weiter.
3.3 Optionen prüfen
Im nächsten Schritt konfigurierst du die Umfrage-Optionen:
- Bei Konsens automatisch planen (Schedule when attendees reach consensus): Erstellt den Termin automatisch, sobald alle erforderlichen Teilnehmenden einem Slot zustimmen.
- Ausgewählte Zeiten in meinem Kalender blockieren (Hold selected times): Setzt vorübergehende Halteblöcke für die vorgeschlagenen Slots – sie verschwinden automatisch, wenn gebucht/abgebrochen.
- Onlinebesprechung: Aktiviert automatisch einen Microsoft Teams-Link für den finalen Termin.
- Benachrichtigungen: Informiert dich über neue Stimmen; du kannst bei Bedarf manuell finalisieren.
- Identitätsprüfung: Optional Authentifizierung anfordern, um anonyme Abstimmungen zu vermeiden.
3.4 Umfrage einfügen & versenden
- Klicke auf Umfrage erstellen / Zur E-Mail hinzufügen.
- Die Optionen und der Abstimmungslink werden in die E-Mail eingefügt.
- Ergänze einen kurzen Hinweis („Bitte wählt eure passenden Zeiten“), dann senden.
3.5 Abstimmung & finale Buchung
- Alle Teilnehmenden öffnen den Link und bewerten die vorgeschlagenen Zeiten (Ja / Bevorzugt / Nein).
- Externe benötigen kein Microsoft-Konto; sie stimmen direkt im Browser ab.
- Bei Konsens (oder manueller Entscheidung) wird der Termin erstellt und die Einladungen gehen automatisch raus.
4) Praxis-Tipps für bessere Teilnahmequoten
- 3–5 Slots genügen: genug Auswahl, ohne zu überfrachten.
- Arbeitszeiten berücksichtigen (und ggf. in den Optionen einschränken).
- Bei kritischen Terminen: Auto-Buchung deaktivieren und manuell finalisieren.
- Dashboard nutzen (Organizer-Übersicht) für laufende/abgeschlossene Umfragen.
- Wenn die Schaltfläche mal fehlt: Outlook neu starten oder in Outlook Web die Umfrage anlegen.
5) FAQ
Funktioniert die Terminplanungsumfrage mit externen Personen?
Wie aktiviere ich die automatische Buchung?
Kann ich Teams-Meetings automatisch anhängen?
Ich finde die Funktion nicht – was tun?
IT-Support & Schulungen zu Microsoft 365
Die OIT GmbH bietet professionellen IT-Support für Microsoft 365 sowie praxisorientierte Schulungen und Workshops an – von Outlook und Teams bis hin zu Power Automate, SharePoint und Power BI.
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6) Quellen & weiterführende Links
- Microsoft Support: Terminplanungsumfrage – Artikelübersicht
- Microsoft Support: Terminplanungsumfrage in Outlook erstellen (Windows)
- Microsoft Support: Zugriffspfade zur Terminplanungsumfrage (Web/Mac/Windows)
- Microsoft Community Hub: Ankündigung der nativen Funktion
- Imperial College: „FindTime ist tot – es lebe Scheduling Poll“
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