Eine professionelle E-Mail-Signatur ist oft der erste Eindruck, den Kunden von dir bekommen – und sie sollte auf jedem Gerät einheitlich aussehen. Wer Outlook auf dem Android-Smartphone nutzt, hat dafür eine eigene Einstellung, die von der Desktop-Konfiguration unabhängig ist. Dieser Artikel zeigt dir, wie du deine Signatur schnell einrichtest und was eine gute mobile Signatur ausmacht.
Was gehört in eine professionelle E-Mail-Signatur?
Gerade auf dem Smartphone neigen viele dazu, die Signatur zu verkürzen – mit dem Ergebnis, dass Empfänger nicht wissen, mit wem sie kommunizieren. Eine vollständige Signatur schafft Vertrauen und spart Rückfragen.
Persönliche Angaben
Name, Titel/Position, Abteilung und ggf. direkte Durchwahl. Vollständiger Name wirkt professioneller als ein Spitzname.
Unternehmensdaten
Firmenname, Adresse, Webseite und ggf. Handelsregister-Nummer. Für Unternehmen ab UG/GmbH ist das teils gesetzlich vorgeschrieben.
Mobile Besonderheiten
Die Outlook-App (Android) speichert die Signatur separat von Outlook Desktop. Änderungen auf dem PC gelten nicht automatisch für das Smartphone.
Signatur in Outlook (Android) einrichten
- Outlook-App öffnen und oben links das Profilbild antippen.
- Ganz unten auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) tippen.
- Dein E-Mail-Konto antippen, dann „Signatur“ wählen.
- Den Standard-Text „Von meinem Smartphone gesendet“ löschen und deine Signatur eingeben.
- Oben rechts auf „Fertig“ tippen, um zu speichern.
Klick-Anleitung mit Screenshots
Auf < ist jeder Schritt bebildert:
Unternehmensweite Signaturen einheitlich verwalten
- Exchange Online Mail Flow Rules: Signaturen werden serverseitig angehängt – unabhängig vom Gerät.
- Drittanbieter-Tools (Exclaimer, CodeTwo): HTML-Signaturen mit Logo, zentral verwaltbar.
- Microsoft Intune: Outlook-Einstellungen inkl. Signatur automatisch ausrollen.
Wenn ihr im Team einheitliche Signaturen mit Logo auf allen Geräten haben wollt, richten wir das für euch ein.
Andreas Olbricht hilft Unternehmen in Osnabrück dabei, Microsoft 365 professionell zu nutzen.
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