Wenn ihr mit Microsoft Forms ein Formular zur Datensammlung erstellt habt, könnt ihr euch per E-Mail über neue Einträge benachrichtigen lassen. Das ist besonders praktisch, wenn das Formular von Kunden oder Kollegen ausgefüllt wird.
E-Mail-Benachrichtigung einrichten
- Öffne dein Formular in Microsoft Forms (forms.microsoft.com)
- Klicke oben rechts auf die drei Punkte (…)
- Wähle „Einstellungen“ aus dem Dropdown-Menü
- Aktiviere die Option „E-Mail-Benachrichtigung bei jeder Antwort erhalten“
- Klicke auf „Speichern“
Was enthält die Benachrichtigungs-E-Mail?
Die automatische E-Mail enthält einen direkten Link zur Antwort sowie eine Zusammenfassung der ausgefüllten Felder. So musst du nicht ständig das Formular-Dashboard öffnen, um neue Einträge zu sehen.
Benachrichtigungen für mehrere Personen
Wenn mehrere Personen benachrichtigt werden sollen, kannst du das Formular freigeben („Zusammenarbeiten oder Duplizieren“) und jeder Mit-Eigentümer kann die Benachrichtigung für sich aktivieren. Eine direkte Weiterleitung an weitere E-Mail-Adressen ist in Forms selbst nicht möglich – hier hilft ein Power Automate Flow.
Tipp: Power Automate für erweiterte Benachrichtigungen
Mit einem Power Automate Flow kannst du bei neuen Formularantworten beliebige Aktionen auslösen: E-Mails an mehrere Empfänger senden, Daten in eine Excel-Tabelle schreiben oder eine Teams-Nachricht posten.
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