Was ist die Microsoft Exchange Online Archivierung?

Die Exchange Online Archivierung bietet ein zusätzliches Postfach (In-Place Archive) für die langfristige E-Mail-Aufbewahrung. Ältere E-Mails werden automatisch oder manuell ins Archiv verschoben, um das Hauptpostfach schlank zu halten.

Wie aktiviere ich die Exchange Online Archivierung?

Im Exchange Admin Center unter Empfänger → Postfächer → den Nutzer auswählen → Postfachfunktionen → In-Place-Archiv aktivieren. In einigen Microsoft 365 Plänen ist die Archivierung bereits enthalten (z.B. E3, E5).

Microsoft Exchange Online Archivierung

Dominik Zumstrull • 19. März 2024 • 3 Min. Lesezeit

Cloud & Microsoft 365-Experte

Dominik Zumstrull

OIT GmbH

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Die Exchange Online-Archivierung steht über die folgenden Pläne zur Verfügung:

Aktivieren eines Archivpostfaches:

Das Archivpostfach wird im Purview-Complianceportal wie folgt aktiviert:

Microsoft Compliance: Archivierung

(Q: Archivierung aktivieren)

Auf Archivierte E-Mails zugreifen:

Nachdem das Archivpostfach aktiviert wurde, wird in Outlook das sog. „Onlinearchiv“ unterhalb des eigenen Postfachs angezeigt. Dort befinden sich sämtliche archivierte Inhalte:

E-Mails archivieren:

Standardmäßig wird folgende Richtlinie angewendet:

Es besteht allerdings die Möglichkeit auf einzelne Mails oder auf ganze Ordner die Richtlinie anzupassen.
Einzelne Mail:

Ganzer Ordner:

Archivierung Konfigurieren:

Office 365 erlaubt Anwendern, ein Archiv für abgelaufene E-Mails zu erstellen.
Wird das Onlinearchiv aktiviert wendet O365 entsprechende Aufbewahrungsrichtlinien an.
Legt man ein neues Postfach ist standardmäßig die Richtlinie „Default MRM Policy“ aktiviert.
(Q: Standardaufbewahrungsrichtline)

Neue Aufbewahrungsrichtlinien können im Exchange Admin Center unter dem Punkt „Complianceverwaltung“ erstellt werden. (Q: Archivierungspolicy)

Exchange Admin Center – Aufbewahrungsrichtlinien öffnen

Ich verstehe den Unterschied zu diesem hier noch nicht so ganz:

Neue Aufbewahrungsrichtlinien können im Purview Center unter dem Punkt „Verwaltung des Datenlebenszyklus“ erstellt werden.

Microsoft Compliance: Aufbewahrungsrichtlinien

Postfach eines Ausgeschiedenen Mitarbeiters Aufbewahren:

Es gibt eine Möglichkeit namens „Ligitation Hold“ (zu Deutsch Beweissicherungsverfahren verwalten“) um E-Mails von ausgeschiedenen Mitarbeitern für juristische Zwecke aufzubewahren. Diese Option befindet sich im Office 365 Admincenter wie auf folgendem Screenshot zu sehen:

Im Anschluss wird die Aufbewahrungsdauer angegeben und gespeichert.

Diese Aktivierung kann bis zu einer Stunde dauern. Nach Fertigstellung kann das Konto gelöscht werden. Der inaktive Postfachinhaltkann über eDiscovery durchsucht und exportiert werden.
(Q: Aufbewahrung von Ex-Mitarbeitern)

/// Nützliche Links bzw. Quellen ///

(Wahrscheinlich Outdated) https://www.it-administrator.de/themen/kommunikation/fachartikel/313349.html

Infos zu Archivpostfächern Microsoft Docs: Exchange Archivpostfächer

Archivierung aktivieren: Microsoft Docs: Archivpostfach aktivieren

Standardaufbewahrungsrichtline Microsoft Docs: Standard-Aufbewahrungsrichtlinie

Archivierungspolicy anpassen Microsoft Docs: Archivierungs- und Löschrichtlinie

Link zum Dashboard von Exchange: https://admin.protection.outlook.com/ecp/

Anleitung Online-Archiv Ordner für User: Microsoft: E-Mail-Speicher mit Archivpostfach verwalten

Purview Compliance: Microsoft Compliance Center

Aufbewahrung von Ex-Mitarbeitern:

Microsoft Docs: Litigation Hold einrichten

CodeTwo: Postfächer ehemaliger Mitarbeiter archivieren