Microsoft Teams ermöglicht die Zusammenarbeit mit externen Personen über den sogenannten Gastzugriff. Damit können Kunden, Partner oder Dienstleister an Chats, Kanälen und Dateien in deinem Team teilnehmen – ohne eine eigene Lizenz in deiner Organisation zu benötigen. In diesem Artikel erfährst du, wie du den Gastzugriff aktivierst und welche Einstellungen du beachten solltest.
Was ist der Gastzugriff in Microsoft Teams?
Der Gastzugriff erlaubt es Personen außerhalb deiner Organisation, an Teams-Kanälen teilzunehmen. Gäste können Nachrichten senden, Dateien teilen, an Besprechungen teilnehmen und auf freigegebene Inhalte zugreifen. Im Unterschied zum externen Zugriff (Federation) sind Gäste vollwertige Mitglieder eines bestimmten Teams und sehen dessen komplette Inhalte. Der Gastzugriff eignet sich besonders für projektbezogene Zusammenarbeit mit Externen.
Gastzugriff aktivieren – Schritt für Schritt
Schritt 1: Teams Admin Center öffnen
Navigiere zu admin.teams.microsoft.com und melde dich mit deinem Admin-Konto an. Du benötigst die Rolle „Teams-Administrator“ oder „Globaler Administrator“.
Schritt 2: Gastzugriff aktivieren
Gehe zu „Benutzer“ → „Gastzugriff“ (oder „Organisationsweite Einstellungen“ → „Gastzugriff“ in älteren Versionen). Setze den Schalter „Gastzugriff in Microsoft Teams zulassen“ auf „Ein“. Hier kannst du auch festlegen, welche Funktionen Gäste nutzen dürfen: Anrufe, Besprechungen, Messaging und mehr.
Schritt 3: Externe Kommunikation prüfen
Stelle sicher, dass unter „Benutzer“ → „Externer Zugriff“ die Kommunikation mit externen Domänen erlaubt ist. Ohne diese Einstellung können Gäste möglicherweise keine Einladungen annehmen. Du kannst entweder alle Domänen zulassen oder nur bestimmte Domänen freigeben.
Schritt 4: Gäste einladen
Jetzt kann jeder Teambesitzer Gäste hinzufügen: Öffne das gewünschte Team, klicke auf „Mitglied hinzufügen“ und gib die E-Mail-Adresse des Gastes ein. Der Gast erhält eine Einladung per E-Mail und kann nach Annahme sofort am Team teilnehmen.
Wichtige Hinweise zum Gastzugriff
- Änderungen brauchen Zeit: Nach dem Aktivieren kann es mehrere Stunden dauern, bis die Einstellung greift
- Azure AD Einstellungen: In manchen Fällen muss der Gastzugriff auch im Azure Active Directory unter „Externe Identitäten“ erlaubt sein
- Berechtigungen steuern: Du kannst pro Team festlegen, welche Kanäle Gäste sehen dürfen
- Sicherheit: Gäste unterliegen den Compliance-Richtlinien deiner Organisation, einschließlich DLP und Aufbewahrungsrichtlinien
- Lizenzierung: Gäste benötigen keine separate Teams-Lizenz – der Zugriff ist in deinem Microsoft-365-Abonnement enthalten
Wann lohnt sich der Gastzugriff?
Der Gastzugriff ist ideal für Unternehmen, die regelmäßig mit externen Partnern, Agenturen oder Kunden zusammenarbeiten. Statt E-Mails hin und her zu senden, arbeitet ihr gemeinsam in einem strukturierten Kanal mit geteilten Dateien und Aufgaben. Für Unternehmen in Osnabrück und Umgebung unterstützt die OIT GmbH bei der Einrichtung und Absicherung des Gastzugriffs.
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