Wie arbeite ich mit externen Personen in der Excel App zusammen?

Speichere die Excel-Datei in OneDrive oder SharePoint, teile den Link mit externen Personen und aktiviere die Co-Authoring-Funktion. Externe können die Datei im Browser bearbeiten, ohne ein Microsoft-Konto zu benötigen.

Brauchen externe Nutzer ein Microsoft-Konto für Excel Online?

Für die reine Ansicht oft nicht – anonyme Links ermöglichen Lesezugriff. Für die Bearbeitung wird je nach Organisationseinstellungen ein Microsoft-Konto oder Gastzugang benötigt.

Externe Zusammenarbeit mit der Excel App

Autor

admin

Datum 18. Juli 2023

Kategorie Cloud und Microsoft 365

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Gastbenutzer hinzufügen

Um eine kooperative Zusammenarbeit zu ermöglichen, benötigen externe Benutzer einen Gastbenutzer im eigenen M365-Tenant. Rufe dazu das Admin Center auf und wähle Benutzer > Gastbenutzer.

Dort kannst du einen Gastbenutzer hinzufügen.

Wähle „Benutzer einladen“ und fülle zumindest die erforderlichen Felder aus.

Mit einem Klick auf „Einladen“ wird eine Einladungsmail an den Gast gesendet. Diese enthält einen Link, auf den der Benutzer einmalig klicken muss, um die Zusammenarbeit zu beginnen.

Datei mit Externen teilen

Um eine Datei mit externen Benutzern zu teilen, muss sie im OneDrive oder SharePoint hochgeladen sein. Eine neue Datei kann direkt in der Cloud erstellt werden. Alternativ kann eine lokal erstellte Datei auch mit einem Klick oben rechts auf „Freigabe“ in der Cloud gespeichert werden.

Liegt die Datei bereits in der Cloud, kann sie freigegeben werden. In den Freigabeeinstellungen wähle „Von Ihnen ausgewählte Personen“ aus und fügen diese mit einem Klick auf „Übernehmen“ hinzu.

Sobald alle hinzugefügt wurden, kann der Link kopiert oder direkt per E-Mail an die Empfänger verschickt werden.

Wenn die freigegebene Datei in der Excel App geöffnet werden soll, kannst du dies oben rechts über „Bearbeiten > In Desktop-App öffnen“ auswählen.