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Papierlos, effizient, lizenzfrei – direkt integriert in Microsoft 365
In einem gemeinsamen Projekt mit einem mittelständischen Unternehmen haben wir eine vollständig digitale Lösung zur Erfassung und Verarbeitung von Arbeits- und Wegeunfällen umgesetzt. Ziel war es, manuelle Prozesse mit hohem Papieraufkommen, Excel-Listen und unstrukturierten E-Mails abzulösen – und das auf Basis bereits vorhandener Microsoft 365-Lizenzen.
Das Ergebnis: Eine individuell entwickelte Unfallmeldungs-App, die in Microsoft Teams eingebettet läuft, im Webbrowser geöffnet werden kann und die volle Funktionalität der Microsoft Power Platform ausnutzt – ohne zusätzliche Lizenzkosten.
Der Weg zur App – Von Papier zu Plattform
Früher wurden Unfälle per Handformular oder per E-Mail dokumentiert, teils später in Excel übertragen. Das war fehleranfällig, unübersichtlich und kaum auswertbar. Gemeinsam mit dem Kunden haben wir den Prozess vollständig digitalisiert – ohne Medienbrüche und mit Fokus auf Nutzerfreundlichkeit.
Die technische Umsetzung erfolgte auf Basis der Microsoft Power Platform:
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SharePoint-Listen als strukturierte und versionierte Datenbasis
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Power Apps für die mobile und browserbasierte Benutzeroberfläche
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Power Automate zur Automatisierung von Benachrichtigungen
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Microsoft Teams für die Integration in den Arbeitsalltag
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Power BI für die Auswertung und Darstellung von Trends und Unfallhäufigkeiten
Die App in Aktion – Galerie & Funktionen
Die App läuft entweder direkt in Microsoft Teams oder im Webbrowser – je nachdem, wie die Nutzer:innen am besten arbeiten können. Sie ist speziell für die einhändige Bedienung auf dem Smartphone ausgelegt: große Schaltflächen, klare Struktur, einfache Navigation.
Alle Auswahlfelder (z. B. für Beteiligte) greifen auf die im Unternehmen genutzte Active Directory zu – so können Mitarbeitende bequem gesucht und ausgewählt werden, ohne manuell Namen eintippen zu müssen.
Jedes Formularfeld ist mit einer kleinen Hilfe-Funktion ausgestattet. Diese zeigt beim Tippen auf das Fragezeichen sofort eine kontextbezogene Erklärung im Pop-up – direkt in der App.
Neben der Erfassung neuer Vorfälle können alle bereits eingereichten Meldungen auch angezeigt, durchsucht und bei Bedarf sogar ausgedruckt werden – für jene, die weiterhin papierbasierte Dokumentation benötigen.
Galerie – Einblicke in die App
Automatisierung & Auswertung – ganz ohne Zusatztools
Die gesamte Benachrichtigungskette erfolgt automatisiert über Adaptive Cards in Microsoft Teams. Sobald ein Vorfall erfasst wird, erhalten die zuständigen Vorgesetzten und beauftragten Personen eine Nachricht mit allen Details – ohne manuelle Nachbearbeitung.
Für das Management wurde zusätzlich ein Power BI Dashboard entwickelt. Damit lassen sich Trends, Vorfallarten und Bearbeitungsstände jederzeit abrufen – strukturiert, visuell, datenschutzkonform und ohne Mehraufwand.
Volle Digitalisierung – keine Lizenzkosten
Die App nutzt ausschließlich die bereits vorhandene Microsoft 365-Umgebung des Kunden. Es entstehen keine zusätzlichen Lizenzkosten, da Power Apps, Power Automate und SharePoint bereits Bestandteil des Microsoft-Tenants sind.
Natürlich fließen Entwicklung und individuelle Konfiguration in das Projekt ein. Aber: Im Gegensatz zu externen SaaS-Produkten entfallen dauerhaft anfallende Gebühren. Die App kann jederzeit erweitert, angepasst oder dupliziert werden – komplett in Eigenregie oder gemeinsam mit uns.
Zur Projektseite mit weiteren Einblicken:
👉 Unfallmeldungs-App mit Microsoft Teams – Projekt ansehen
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Wenn du ähnliche Prozesse digitalisieren willst oder Microsoft 365 besser nutzen möchtest: Wir begleiten dich gerne. Ob Formularerfassung, Genehmigungsprozesse oder Dashboards – gemeinsam finden wir den passenden Weg.
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