Genehmigungsworkflows gehören zu den häufigsten Automatisierungen in Unternehmen: Urlaubsanträge, Bestellfreigaben, Dokumentenfreigaben oder Reisekostenabrechnungen. Mit Power Automate und Adaptive Cards kannst du diese Genehmigungsprozesse direkt in Microsoft Teams abbilden – komplett auf Deutsch, mit eigenem Branding und interaktiven Karten, die Mitarbeiter direkt im Chat genehmigen oder ablehnen können.
Was sind Adaptive Cards?
Adaptive Cards sind interaktive UI-Elemente, die in Microsoft Teams, Outlook und anderen Microsoft-Diensten dargestellt werden können. Im Gegensatz zu einfachen Textnachrichten ermöglichen sie Buttons, Eingabefelder, Bilder und strukturierte Layouts. Für Genehmigungsworkflows bedeutet das: Der Genehmiger sieht alle relevanten Informationen auf einen Blick und kann direkt in der Teams-Nachricht „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ klicken.
Schritt für Schritt: Eigene Genehmigungskarte erstellen
Schritt 1: Adaptive Card designen
Öffne den Adaptive Cards Designer von Microsoft. Hier kannst du per Drag & Drop deine Karte gestalten: Füge Textblöcke, dein Firmenlogo, Eingabefelder und Aktions-Buttons hinzu. Wechsle alle englischen Texte ins Deutsche.
Schritt 2: Flow in Power Automate erstellen
Erstelle einen neuen Flow mit dem gewünschten Trigger (z. B. „Wenn ein Element in SharePoint erstellt wird“). Füge die Aktion „Adaptive Karte an Teams-Benutzer senden und auf Antwort warten“ hinzu. Kopiere den JSON-Code deiner Karte aus dem Designer in das Nachrichtenfeld.
Schritt 3: Genehmigungslogik konfigurieren
Verwende eine Bedingung nach der Karten-Aktion: Wenn der Genehmiger „Genehmigen“ klickt, führe die Folgeaktion aus (z. B. Status in SharePoint ändern, E-Mail senden). Bei „Ablehnen“ kannst du den Antragsteller benachrichtigen und den Ablehnungsgrund aus einem Textfeld übergeben.
Vorteile gegenüber Standard-Genehmigungen
- Deutsche Oberfläche: Standard-Genehmigungen in Power Automate zeigen oft englische Texte – Adaptive Cards lösen das
- Eigenes Branding: Firmenlogo, Farben und Layout nach deinen Vorstellungen
- Mehr Informationen: Zeige alle relevanten Daten direkt in der Karte an, ohne dass der Genehmiger erst eine Seite öffnen muss
- Flexibel erweiterbar: Kommentarfelder, Dropdowns oder Datumsauswahl direkt in der Karte
Adaptive Cards sind ein mächtiges Werkzeug für professionelle Genehmigungsworkflows. Unser Team unterstützt dich bei der Konzeption und Umsetzung – von einfachen Freigabeprozessen bis zu mehrstufigen Genehmigungsketten mit Eskalationslogik.
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