Für das Beweissicherungsverfahren wird die sogenannte LitigationHoldEnabled-Eigenschaft eines Exchange Online-Postfachs verwendet. So können mit dem Beweissicherungsverfahren alle Elemente dauerhaft oder bis zur Beendigung des Beweissicherungsverfahrens beibehalten werden.
Um das Beweissicherungsverfahren für ein Postfach zu aktivieren und damit eine rechtssichere Archivierung zu gewährleisten, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie in Exchange auf „Empfänger“ > „Postfächer“
- Wählen Sie in der Liste das Postfach aus, das Sie rechtssicher archivieren wollen, und klicken Sie auf „Bearbeiten“.
- Rufen Sie auf der Eigenschaftenseite die Postfachfunktionen auf.
- Unter „Beweissicherungsverfahren“ können Sie die Schaltfläche von „Deaktiviert“ auf „Aktiviert“ ändern.
- Nachdem Sie optionale Informationen wie etwa Dauer des Beweissicherungsverfahrens eingestellt haben, klicken Sie auf „Speichern“.
Das Beweissicherungsverfahren verwendet den Ordner „Wiederherstellbare Elemente“, um E-Mails beizubehalten. Der Ordner wird in der Standardansicht von Outlook, Outlook Web App und anderen E-Mail-Clients angezeigt. Insgesamt fünf – für nicht autorisierte Nutzer unsichtbare – Ordner erlauben eine transparente Archivierung:
- Discover Hold: „Discover Hold“ beinhaltet alle E-Mails, die über einen gewissen Zeitraum dauerhaft archiviert werden müssen.
- Versions: Im Ordner „Versions“ werden verschiedene Versionen eines Dokuments gespeichert, das vom Nutzer nachträglich bearbeitet worden ist.
- Audits: Der Ordner „Audits“ bzw. „Audit Logs“ erlaubt eine transparente Protokollierung der Postfachzugriffe.
- Purges: E-Mails, deren Aufbewahrungsfrist verstrichen ist, landen im Ordner „Purges“. Auch hier können noch einmal individuelle Aufbewahrungsfristen definiert werden.
- Deletions: E-Mails, die von Mitarbeitern selbst gelöscht werden, werden in den „Deletions“-Ordner verschoben. Entsprechende E-Mails können Mitarbeiter auch eigenständig wiederherstellen.
Quelle und weitere Infos hier: https://cloud.telekom.de/de/blog/cloud-software/e-mail-archivierung-mit-exchange
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