Outlook E-Mails exportieren - Vollständige Anleitung für PST-Dateien

Autor

Dominik Zumstrull

Datum 22. April 2021

Kategorie Cloud und Microsoft 365

Inhalt

Warum E-Mails exportieren?
Was ist eine PST-Datei?
Anleitung: E-Mails exportieren (Outlook Desktop-Version)
Exportieren aus Outlook Web App (Outlook im Browser)
Fehlerbehebung – Häufige Probleme
PST-Datei wieder importieren
Best Practices für E-Mail-Backups
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Zusammenfassung

Warum E-Mails exportieren?

Es gibt viele gute Gründe, deine E-Mails zu exportieren:

📦 Sicherung/Backup: Sichern wichtiger E-Mails vor Datenverlust
🔄 Migration: Umzug auf einen neuen Computer oder zu einem anderen E-Mail-Client
📁 Archivierung: Alte E-Mails speichern und Speicherplatz freigeben
⚖️ Compliance: Erfüllung von rechtlichen Aufbewahrungspflichten
🔍 Recherche: Durchsuchen von vielen E-Mails nach spezifischen Inhalten
🚀 Account-Wechsel: Daten mit einem neuen Outlook-Konto mitnehmen

Was ist eine PST-Datei?

PST (Personal Storage Table) ist ein Dateiformat, in dem Outlook deine E-Mails, Kontakte, Kalendereinträge und andere Daten speichert. Eine PST-Datei:

✅ Ist plattformunabhängig portierbar
✅ Kann wieder in Outlook importiert werden
✅ Bleibt erhalten, auch wenn der Online-Account gelöscht wird
✅ Kann mit einem Passwort geschützt werden
❌ Wird auf dem lokalen Computer gespeichert

Anleitung: E-Mails exportieren (Outlook Desktop-Version)

Anforderung: Diese Anleitung gilt für Outlook 2016, 2019 und Microsoft 365 (Windows und Mac)

Schritt-für-Schritt:

Outlook öffnen und anmelden
Klicke oben links auf Datei
Wähle Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren
Im Dialog-Fenster: Wähle In Datei exportieren und klicke Weiter
Wähle Outlook-Datendatei (PST) aus und klicke Weiter
Wähle den E-Mail-Ordner aus, den du exportieren möchtest:
- Posteingang: Nur eingegangene E-Mails
- Gesamtes Konto: Alle Ordner (Posteingang, Gesendet, Entwürfe, etc.)
- Spezifische Ordner: Nur bestimmte Ordner
Klicke Weiter
Wähle den Speicherort für deine PST-Datei (Desktop, Dokumente, externe Festplatte etc.)
Optional: Gib einen Dateinamen ein (z.B. „Outlook-Backup-2024″)
Optional: Aktiviere Duplikate nicht exportieren um Speicherplatz zu sparen
Klicke Fertig
Passwortschutz (optional): Gib ein Passwort ein, um die PST-Datei zu verschlüsseln
Klicke OK und warte, bis der Export abgeschlossen ist

Exportieren auf dem Mac:

Auf Mac ist der Vorgang ähnlich, aber im Menü anders angeordnet:

Outlook für Mac öffnen
Klicke auf Outlook (oben links)
Wähle Einstellungen
Gehe zu Allgemein → Export
Folge den gleichen Schritten wie oben

Exportieren aus Outlook Web App (Outlook im Browser)

Wenn du Outlook im Browser nutzt (outlook.office.com), ist der Export etwas anders:

Wichtig:

Outlook Web App hat keine native Export-Funktion! Deine Optionen:

Option 1: E-Mails einzeln herunterladen

Öffne die E-Mail in Outlook Web
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü (⋯)
Wähle Herunterladen (verfügbar bei Datei-Anhängen)

Option 2: Outlook Desktop-App installieren

Die sicherste Option: Installiere Outlook Desktop und exportiere von dort (wie oben beschrieben).

Option 3: IMAP-Synchronisierung

Synchronisiere dein Exchange-Online-Konto mit einem IMAP-Client und exportiere von dort.

Fehlerbehebung – Häufige Probleme

Fehler: „Export-Option wird nicht angezeigt“

Lösung:

Stelle sicher, dass du das korrekte Outlook-Konto hast (Menü: Datei → Kontoeinstellungen)
Update Outlook auf die neueste Version
Starte Outlook neu

Fehler: „Die PST-Datei ist zu groß“

Hintergrund: PST-Dateien haben eine maximale Größe.

Lösung:

Teile den Export auf mehrere PST-Dateien auf
Exportiere nur einen bestimmten Zeitraum (Datum-Filter)
Exportiere Ordner separat

Fehler: „Passwort vergessen für PST-Datei“

Warnung: Ohne Passwort ist die Datei verloren!

Prävention: Speichere Passwörter in einem Passwort-Manager wie BitWarden oder 1Password.

Export läuft sehr langsam

Ursachen & Lösungen:

Zu viele E-Mails? → Versuche, nur einen Ordner zu exportieren
Langsame Festplatte? → Exportiere auf eine schnellere SSD
Outlook lädt zu viel? → Schließe alle anderen Anwendungen

PST-Datei wieder importieren

Du möchtest deine exportierte PST-Datei später wieder in Outlook importieren?

So funktioniert’s:

Öffne Outlook
Klicke Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren
Wähle Aus einer anderen Datei importieren
Wähle Outlook-Datendatei (PST)
Wähle die zu importierende PST-Datei aus
Klicke Weiter und folge den Anweisungen

Best Practices für E-Mail-Backups

🔄 Regelmäßige Backups: Exportiere mindestens 1x pro Jahr
💾 Externe Speicherung: Speichere PST-Dateien auf einer externen Festplatte oder USB-Stick
🔐 Passwortschutz: Schütze empfindliche E-Mails mit einem Passwort
☁️ Cloud-Backup: Speichere eine Kopie in OneDrive oder Nextcloud
🏷️ Namenkonvention: Nutze aussagekräftige Namen wie „Outlook-Backup-Q4-2024″
✅ Test des Backups: Versuche eine alte PST-Datei zu importieren, um sicherzustellen, dass sie funktioniert

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Kann ich E-Mails auch ohne Export sichern?

Ja! Wenn du ein Microsoft 365-Konto hast, sind deine E-Mails automatisch in der Cloud gesichert. Du kannst auf outlook.office.com zugreifen, auch wenn dein lokaler Computer ausfällt.

Ist PST das beste Format zum Exportieren?

Ja, PST ist das Standard-Format für Outlook-Exporte. Alternativen sind MBOX (für Thunderbird/Gmail) oder EML (einzelne Dateien).

Wie viel Speicher braucht ein E-Mail-Export?

Das hängt von der Menge ab. Richtwert: 1000 E-Mails = ca. 50-100 MB. Ein ganzes Konto kann schnell 5-10 GB sein.

Kann ich PST-Dateien mit anderen Betriebssystemen öffnen?

PST ist ein offenes Format. Du kannst PST-Dateien mit verschiedenen Tools öffnen (z.B. LibreOffice, Online-Tools), aber die beste Option ist immer Outlook.