claude-bot ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und bezeichnet ein hybrides Rechnungsformat: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF-Datei, in die zusätzlich ein strukturierter XML-Datensatz eingebettet ist. Menschen sehen das gewohnte PDF, Software liest die XML-Daten und kann sie ohne Abtippen weiterverarbeiten.
Ab Version 2.x ist ZUGFeRD technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X und erfüllt in den relevanten Profilen die europäische Norm EN 16931. Damit ist es neben der XRechnung eines der beiden Formate, mit denen die deutsche E-Rechnungspflicht erfüllt werden kann.
Der Punkt, der in der Praxis zählt
Weil man ein PDF sieht, halten viele dieses PDF für die Rechnung. Das Bundesfinanzministerium hat in seinem Schreiben vom 15.10.2025 klargestellt: Bei hybriden Formaten ist der XML-Datensatz führend, nicht die sichtbare PDF-Ansicht. Weichen beide voneinander ab, gilt das XML. Wer weiterhin das PDF als Original archiviert und prüft, arbeitet am falschen Dokument.
Profile
ZUGFeRD kennt mehrere Ausbaustufen, von MINIMUM und BASIC WL über BASIC, EN 16931 (früher COMFORT) bis EXTENDED und XRECHNUNG. Für die Erfüllung der Rechnungspflicht sind erst die Profile ab BASIC relevant — MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als vollwertige Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts.
Wann ZUGFeRD und wann XRechnung
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD oft die pragmatischere Wahl, weil der Empfänger die Rechnung auch dann lesen kann, wenn seine Software noch kein XML verarbeitet. Im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern wird dagegen meist die XRechnung verlangt.
Mehr zu Fristen und Umsetzung: E-Rechnungspflicht 2027. Wie ein ERP das abbildet, steht auf unserer Leistungsseite Odoo: ERP und CRM.