Die meisten Unternehmen haben die E-Rechnung 2025 abgehakt: Postfach eingerichtet, PDF-Betrachter installiert, fertig. Das war die Empfangspflicht. Die zweite Stufe ist die unangenehmere, und sie hat einen Stichtag, der rückwärts rechnet.
Die Fristen im Klartext
Seit dem 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ohne Ausnahme – auch Kleinunternehmer, auch Vermieter, auch Ärzte. Formal reicht dafür ein E-Mail-Postfach.
Ab dem 01.01.2027 kommt die Pflicht zum Ausstellen. Sie gilt für alle Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr über 800.000 Euro lag. Das vorangegangene Kalenderjahr für 2027 ist 2026 – also das Jahr, in dem du gerade steckst. Wer dieses Jahr über der Schwelle landet, hat ab Januar 2027 die Pflicht am Hals, unabhängig davon, wie 2027 selbst läuft.
Ab dem 01.01.2028 fällt die Schwelle. Dann gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze, und die Übergangsregelung für EDI-Verfahren, die den E-Rechnungsnormen nicht entsprechen, läuft ebenfalls aus.
Ausgenommen bleiben B2C-Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit – vom Empfangen nicht.
Der Denkfehler: „Wir verschicken doch schon PDFs“
Eine E-Rechnung ist kein PDF. Sie ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – in Deutschland üblicherweise als XRechnung oder als ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X.
Bei ZUGFeRD sieht man ein PDF und hält es für die Rechnung. Das BMF hat in seinem Schreiben vom 15.10.2025 klargestellt: bei diesen Hybridformaten ist der XML-Datensatz führend, nicht das sichtbare PDF. Weichen beide voneinander ab, gilt das XML. Wer also weiterhin das PDF als Original behandelt, arbeitet am falschen Dokument.
Dasselbe Schreiben unterscheidet drei Fehlerarten – Formatfehler, Verstöße gegen Geschäftsregeln und inhaltliche Fehler – und empfiehlt eine dokumentierte technische Prüfung ein- und ausgehender Rechnungen. Nach Ablauf der Übergangszeit können Formatfehler den Vorsteuerabzug gefährden. Das ist der Punkt, an dem aus einer Formalie ein Geldthema wird.
Die Änderung, die 2028 in die Buchungslogik greift
Zum 01.01.2028 kommt eine zweite Änderung, die deutlich weniger besprochen wird als die Pflicht selbst. Rechnungen von Unternehmen, die nach vereinnahmten Entgelten versteuern (Ist-Versteuerung nach § 20 UStG), müssen dann die Angabe „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten“ enthalten – § 14 Abs. 4 Nr. 6a UStG.
Für den Empfänger hat das eine Folge, die über ein zusätzliches Feld hinausgeht: Bei solchen Rechnungen entsteht der Vorsteuerabzug erst im Zahlungszeitpunkt, nicht mehr im Rechnungszeitpunkt. Das ist ein Eingriff in die Kreditorenverarbeitung. Wer seine Eingangsrechnungen in einem System bucht, das diese Unterscheidung nicht kennt, bekommt ab 2028 systematisch falsche Voranmeldungen.
Archivierung: was die neuen GoBD sagen
Das BMF hat die GoBD am 14.07.2025 neu gefasst, ohne Übergangsfrist. Die gute Nachricht für die Praxis: der XML-Teil der E-Rechnung genügt zur Archivierung. Das Originalformat muss erhalten bleiben, und die Verfahrensdokumentation gehört angepasst.
In der Praxis heißt das: ein Ordner mit PDFs auf dem Fileserver erfüllt die Anforderung nicht mehr zuverlässig. Gebraucht wird eine revisionssichere Ablage, die den strukturierten Datensatz unverändert vorhält und wiederauffindbar macht.
Was danach kommt: ViDA
Der Rat der EU hat das ViDA-Paket am 11.03.2025 verabschiedet (Richtlinie (EU) 2025/516). Für grenzüberschreitende innergemeinschaftliche B2B-Umsätze kommt ab dem 01.07.2030 die E-Rechnung samt transaktionsbezogener Meldung; nationale Altsysteme sind bis 2035 anzugleichen. Die Zusammenfassende Meldung in ihrer heutigen Form läuft damit aus.
Ein nationales Meldesystem für rein inländische Umsätze ist bisher kein Gesetzentwurf. Das BMF hat lediglich erklärt, die E-Rechnung solle ein transaktionsbezogenes Meldesystem vorbereiten. Wer dir heute erzählt, ab 2028 melde Deutschland jede Rechnung ans Finanzamt, beschreibt eine Absicht, kein geltendes Recht.
Die eigentliche Frage ist nicht die Pflicht, sondern das System
Rein technisch lässt sich die Ausstellungspflicht mit einem Zusatzprogramm erschlagen. Viele Anbieter verkaufen genau das. Ob das reicht, hängt an drei Fragen:
- Wo entstehen deine Rechnungen? Wenn Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung in verschiedenen Programmen liegen, löst ein E-Rechnungs-Tool am Ende der Kette nur das Ausgangsformat – nicht die doppelte Datenpflege davor.
- Was passiert mit Eingangsrechnungen? Der Aufwand liegt nicht im Versenden, sondern im Annehmen, Prüfen, Zuordnen und Archivieren. Genau dort greift ab 2028 auch die Ist-Versteuerungs-Regel.
- Bekommt dein jetziges System noch Updates? Eine Warenwirtschaft im erweiterten Support wird die Normänderungen nicht mehr mitgehen. Dann zahlst du für eine Brücke, die auf ein Gebäude führt, das abgerissen wird.
Wie Odoo das abbildet
Wir betreiben unser eigenes Unternehmen in Odoo – Angebote, Aufträge, Rechnungen, Buchhaltung, Projektzeiten. XRechnung im UBL-Format, ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X im CII-Format und Peppol inklusive Leitweg-ID sind dort offiziell enthalten, nicht über ein Drittmodul nachgerüstet. SKR03 und SKR04 ebenso, die Umsatzsteuer-Voranmeldung lässt sich direkt an ELSTER übergeben.
Ehrlich dazu gehört: Die Übergabe an den Steuerberater über DATEV läuft in der Praxis meist über ein zusätzliches Modul, und die E-Bilanz deckt Odoo nicht ab. Wer beides braucht, sollte das vorher wissen und nicht im Projekt entdecken.
Was jetzt sinnvoll ist
- Umsatz 2026 hochrechnen. Liegst du über 800.000 Euro, ist der 01.01.2027 dein Termin, sonst der 01.01.2028.
- Prüfen, ob dein heutiges System XRechnung und ZUGFeRD normkonform erzeugen kann – und ob der Hersteller dafür noch Updates liefert.
- Den Eingangsweg klären: Wer prüft, wer bucht, wo landet der XML-Datensatz revisionssicher?
- Die Verfahrensdokumentation an die GoBD-Fassung vom 14.07.2025 anpassen.
Wenn bei einem dieser vier Punkte ein Fragezeichen steht, ist das kein Grund zur Panik, aber ein Grund, es dieses Jahr zu klären statt im Dezember 2026.
Dieser Beitrag gibt den Stand vom 13.09.2026 wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung. Maßgeblich sind die Regelungen des Wachstumschancengesetzes, das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 und die GoBD-Neufassung vom 14.07.2025.
Du willst wissen, ob dein System die Fristen trägt? Wir schauen uns das in einem Erstgespräch von 60 Minuten an und sagen dir ehrlich, ob ein Zusatzprogramm reicht oder ob sich ein Systemwechsel rechnet.
Hast du eine Frage zu diesem Artikel?
Schreib uns – wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktages.