Stand: 03.09.2026 · Umgesetzt und im Produktivbetrieb auf Odoo 19 · Einrichtung durch OIT, Preis auf Anfrage
In vielen Unternehmen läuft die Rechnungsfreigabe informell: Jemand ruft über den Schreibtisch „kannst du kurz freigeben?“, die Antwort kommt per Zuruf oder in Teams, und bezahlt wird auf Vertrauen. Solange alle im selben Raum sitzen, funktioniert das. Spätestens bei der Betriebsprüfung, beim ersten Fehlüberweis oder wenn der Einkauf im Urlaub ist, funktioniert es nicht mehr.
Odoo bringt die Bausteine für eine saubere Freigabe mit – sie müssen aber richtig verdrahtet werden. Diese Erweiterung macht daraus einen Prozess, der sich nicht umgehen lässt und der für jeden Beteiligten sichtbar ist. Wir setzen sie im eigenen Haus ein; die Screenshots in diesem Artikel zeigen den echten Ablauf, nur mit geschwärzten Daten.
Was die Erweiterung macht
Sie legen fest, ab welcher Summe wer freigeben muss. Kleinbeträge laufen ungebremst durch, große Rechnungen brauchen zwei Unterschriften.
Ohne Freigabe lässt sich der Beleg nicht buchen. Kein Hinweis, den man wegklickt – der Button funktioniert einfach nicht.
Der Genehmiger bekommt automatisch eine Aufgabe mit Frist – nicht eine Mail, die untergeht, sondern einen Eintrag in seiner Odoo-Aufgabenliste.
Wer überweist, wird automatisch informiert, sobald freigegeben ist. Niemand muss nachfragen, ob er darf.
Auf Wunsch verhindert Odoo technisch, dass dieselbe Person beide Freigaben erteilt. Diese Sperre ist eine Einstellung, keine Naturkonstante – Sie entscheiden, ob und für wen sie gilt.
Zweiter Genehmiger pro Stufe, ohne dass er Aufgaben bekommt: Er kann vertreten oder überstimmen, der Normalfall bleibt beim Zuständigen.
Jede Freigabe steht mit Name und Zeitstempel im Beleg-Verlauf. Auch jede Ablehnung und jedes Zurücksetzen.
Beispiel für eine Freigabematrix
Die Grenzen sind frei wählbar. So sieht eine typische Staffelung für ein Unternehmen mit 10 bis 50 Mitarbeitenden aus:
| Bruttobetrag | Freigabe durch | Unterschriften |
|---|---|---|
| unter 250 € | keine Freigabe nötig, läuft direkt durch | 0 |
| ab 250 € | Einkauf oder Fachverantwortung | 1 |
| ab 2.500 € | Einkauf, danach zusätzlich Geschäftsführung | 2 |
Wichtig ist die Logik dahinter: Die zweite Stufe ersetzt die erste nicht, sie kommt hinzu. Eine Rechnung über 8.000 € braucht beide Freigaben, und zwar in dieser Reihenfolge.
Der Ablauf
- Rechnung kommt an. Per Mail an das Rechnungspostfach, per Import oder manuell erfasst.
- Odoo erkennt die Betragsstufe und legt beim zuständigen Genehmiger eine Aufgabe mit Frist an.
- Der Genehmiger klickt Genehmigen. Die Freigabe wird mit Name und Zeitstempel im Verlauf protokolliert, seine Aufgabe schließt sich von selbst.
- Bei großen Beträgen geht es weiter an die zweite Stufe – automatisch, ohne dass jemand daran denken muss.
- Der Beleg wird gebucht. Wer die Zahlung auslöst, bekommt die Aufgabe „Freigegeben, kann überwiesen werden“.
Wer darf freigeben, wer bekommt die Aufgabe
Das sind in Odoo zwei getrennte Einstellungen, und dieser Unterschied ist in der Praxis mehr wert als er zunächst klingt. Wer freigeben darf, steht in der Genehmiger-Liste der Regel. Wer die Aufgabe bekommt, ist eine eigene Liste.
Damit lässt sich eine Eskalationsstufe bauen, die im Alltag nicht stört: Die Geschäftsführung wird als zusätzlicher Genehmiger der ersten Stufe eingetragen, aber nicht in die Aufgabenliste. Der Normalfall bleibt beim Einkauf, die GF bekommt keine Aufgaben zugeschickt – kann aber jederzeit selbst freigeben, wenn der Zuständige im Urlaub ist, etwas eilt oder eine Entscheidung anders ausfallen soll. Eine Freigabe aus der Liste genügt.
Wer das nicht will, lässt die Liste einstufig. Und wer das Vier-Augen-Prinzip ausnahmslos will, lässt die Exklusiv-Sperre für alle aktiv – dann kann auch die Geschäftsführung nicht beide Stufen allein erteilen. Beides ist eine Entscheidung, die Sie treffen und die wir dokumentieren, damit sie bei einer Prüfung nicht wie ein Konfigurationsfehler aussieht.
Drei Lücken, die wir dabei schließen
Wer die Freigaberegeln in Odoo selbst einrichtet, läuft mit hoher Wahrscheinlichkeit in diese drei Punkte. Sie sind der eigentliche Inhalt der Erweiterung.
Wer nicht als Genehmiger eingetragen ist, sieht den Genehmigen-Button gar nicht – und hakt stattdessen die Aufgabe ab. Im Verlauf steht dann „Aufgabe erledigt“ statt „Genehmigt“. Es sieht nach Freigabe aus, ist aber keine. Wir prüfen jede Regel gegen die tatsächlichen Benutzerrechte, damit dieser Fall nicht entstehen kann.
Odoo protokolliert die Genehmigung, räumt die zugehörige Aufgabe aber nicht auf. Nach ein paar Wochen stehen Dutzende erledigte Freigaben als offene Aufgaben in der Liste, und niemand schaut mehr hin. Wir schließen die Aufgabe beim Genehmigen automatisch – bei einer Ablehnung bleibt sie bewusst offen, weil dann noch etwas zu tun ist.
Die Freigabe passiert, aber wer überweisen soll, sieht es nicht – also fragt er nach, und der Prozess hängt wieder an Zurufen. Wir legen nach der Buchung automatisch eine Zahlungs-Aufgabe beim Ersteller der Rechnung an. Kommt die Rechnung aus einem Mail-Postfach und hat gar keinen menschlichen Ersteller, geht die Aufgabe an eine festgelegte Person aus der Buchhaltung.
Voraussetzungen
| Punkt | Anforderung |
|---|---|
| Odoo-Version | Verifiziert auf Odoo 19, Online oder On-Premise. Die zugrunde liegenden Freigaberegeln gibt es auch in älteren Versionen – dort prüfen wir die Umsetzung vorab. |
| Edition | Enterprise – die Freigaberegeln gehören zu Odoo Studio |
| Module | Buchhaltung; Einkauf optional, wenn auch Bestellungen freigegeben werden sollen |
| Vorarbeit bei Ihnen | Entscheidung, welche Betragsgrenzen gelten, wer freigibt und ob es eine Eskalationsstufe geben soll |
| Kein Custom-Code | Alles läuft über Odoo-Standardmittel – update-sicher, kein eigenes Modul, das bei jeder Version nachgezogen werden muss |
Was zur Einrichtung gehört
- Workshop zur Freigabematrix: Grenzen, Rollen, Vertretung, Eskalation
- Einrichtung der Freigaberegeln, mit oder ohne Vier-Augen-Sperre
- Automatische Aufgaben mit Fristen für Genehmiger und Zahler
- Test mit echten Belegen, bevor es scharf geht
- Kurzdokumentation für Ihre Buchhaltung und eine technische Doku für die IT – inklusive der bewusst getroffenen Ausnahmen
- Einweisung der Beteiligten – insbesondere der Unterschied zwischen „Genehmigen“ und „Aufgabe erledigt“
Preis auf Anfrage. Der Aufwand hängt daran, wie viele Stufen und Sonderfälle Sie brauchen und ob neben Eingangsrechnungen auch Bestellungen oder Angebote in die Freigabe sollen. Wir sehen uns Ihren Ist-Prozess an und nennen einen Festpreis. Sprechen Sie uns an: Kontakt
Häufige Fragen
Kann man die Freigabe umgehen?
Nein. Die Sperre hängt am Buchen des Belegs, nicht an einem Hinweistext. Ohne die nötigen Freigaben lässt sich die Rechnung nicht buchen – auch nicht von einem Administrator, der nur schnell durchwinken will.
Kann die Geschäftsführung eine Freigabe überstimmen?
Wenn Sie es so einrichten, ja. Wir tragen die GF als zweiten Genehmiger der Stufe ein, ohne sie in die Aufgabenliste zu nehmen: Der Normalfall bleibt beim Zuständigen, die GF kann aber jederzeit selbst freigeben. Jede solche Freigabe steht mit Namen im Verlauf.
Gilt das Vier-Augen-Prinzip dann noch?
Das ist Ihre Entscheidung. Bleibt die Exklusiv-Sperre aktiv, kann niemand beide Stufen allein erteilen – auch die GF nicht. Wird sie für die GF gelöst, kann diese Belege jeder Höhe allein freigeben. Wir dokumentieren die Ausnahme mit Datum, damit sie nachvollziehbar ist.
Was passiert, wenn der Genehmiger im Urlaub ist?
Pro Stufe lassen sich mehrere Genehmiger hinterlegen, dann reicht eine Freigabe aus der Gruppe. Alternativ arbeiten wir mit einer Vertretungsregelung, die nur für den Abwesenheitszeitraum greift.
Sieht man später noch, wer freigegeben hat?
Ja. Jede Freigabe wird mit Name und Zeitstempel im Verlauf des Belegs protokolliert und bleibt dort dauerhaft stehen. Auch Ablehnungen und administrative Rücksetzungen sind nachvollziehbar.
Funktioniert das auch für Bestellungen und Angebote?
Ja. Das gleiche Prinzip lässt sich auf Bestellungen, Angebote mit zu geringer Marge, Spesenabrechnungen oder Urlaubsanträge anwenden. Eingangsrechnungen sind nur der häufigste Einstieg.
Braucht es dafür ein eigenes Odoo-Modul?
Nein. Wir arbeiten ausschließlich mit Odoo-Standardmitteln. Das bleibt update-sicher, es gibt kein Fremdmodul, das bei jedem Versionswechsel angepasst werden muss.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Eine zweistufige Freigabe für Eingangsrechnungen ist in der Regel an einem Tag eingerichtet und getestet. Den größeren Teil der Zeit braucht meist die Entscheidung, welche Grenzen gelten sollen.
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