Microsoft Bookings ist ein Online-Terminplanungs-Tool aus dem Microsoft 365-Paket. Mit einer persönlichen Buchungsseite können Kunden, Kollegen oder externe Personen selbstständig Termine bei dir buchen – ohne E-Mail-Ping-Pong. Der Kalender synchronisiert sich automatisch mit deinem Outlook.
Voraussetzungen
- Microsoft 365-Lizenz (Business Standard, Business Premium oder Enterprise – Bookings ist nicht in allen Plänen enthalten)
- Zugriff auf outlook.office.com/bookings oder die Bookings-App in Microsoft 365
- Ein aktiver Outlook-Kalender in deinem Microsoft 365-Konto
Teil 1: Microsoft Bookings öffnen
- Melde dich unter office.com an
- Klicke im App-Launcher (die neun Punkte oben links) auf Alle Apps
- Suche nach „Bookings“ und klicke darauf
- Falls Bookings noch nicht eingerichtet ist, klicke auf Jetzt loslegen und lege einen Buchungskalender an
Tipp: Microsoft Bookings ist auch direkt in Microsoft Teams integriert. Du kannst Buchungsseiten direkt als Tab in einem Kanal einbinden.
Teil 2: Persönliche Informationen hinterlegen
- Öffne in Bookings Buchungsseite im linken Menü
- Klicke oben rechts auf Geschäftsinformationen bearbeiten
- Fülle die folgenden Felder aus:
- Name: Dein Name oder der Name deines Unternehmens
- Geschäftstyp: Wähle die passende Kategorie
- Adresse und Telefon: Optional, aber professionell
- Logo: Lade dein Firmenlogo hoch (empfohlen: quadratisch, min. 200×200 px)
- Klicke auf Speichern
Teil 3: Besprechungstypen erstellen
Besprechungstypen definieren, welche Art von Terminen buchbar sind – z. B. ein erstes Beratungsgespräch, ein Statusmeeting oder ein technisches Review.
- Klicke im linken Menü auf Dienste (oder „Besprechungstypen“)
- Klicke auf Neuen Dienst hinzufügen
- Fülle das Formular aus:
- Name: z. B. „Erstberatung (30 Min.)“
- Dauer: Lege die Länge des Termins fest (z. B. 30 oder 60 Minuten)
- Puffer: Optional – Zeit zwischen zwei Terminen (z. B. 10 Min. zum Vorbereiten)
- Besprechungsart: Online (Teams), telefonisch oder persönlich
- Standort: Bei Online-Meetings wird automatisch ein Teams-Link generiert
- Maximale Teilnehmerzahl: Standardmäßig 1, für Gruppenveranstaltungen erhöhbar
- Unter Verfügbarkeit kannst du festlegen, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten dieser Termin buchbar ist
- Klicke auf Dienst speichern
Mehrere Dienste: Du kannst beliebig viele Besprechungstypen anlegen. Jeder Typ erscheint als eigene Option auf deiner öffentlichen Buchungsseite.
Teil 4: Darstellung der Buchungsseite anpassen
- Gehe zu Buchungsseite im linken Menü
- Öffne Einstellungen → Allgemein → Darstellung
- Passe Farbe, Hintergrund und Schriftart an dein Corporate Design an
- Im Feld Begrüßungstext kannst du eine kurze Einleitung für deine Kunden hinterlegen
HTML-Tipp: Im Beschreibungsfeld kannst du einfaches HTML verwenden. Ein Leerzeichen fügst du mit
ein, einen Zeilenumbruch mit <br>.
Teil 5: Verfügbarkeit und Kalender-Synchronisation
Bookings liest deinen Outlook-Kalender in Echtzeit aus. Das bedeutet: Wenn du einen anderen Termin im Kalender hast, ist dieser Zeitslot für Buchungen automatisch gesperrt – du musst nichts manuell blockieren.
- Gehe zu Personal im linken Menü
- Wähle dein Profil aus
- Stelle unter Verfügbarkeit deine Arbeitszeiten ein
- Aktiviere „Ereignisse im Office 365-Kalender beeinflussen die Verfügbarkeit“ – das ist die automatische Synchronisation
Teil 6: Buchungsseite veröffentlichen und teilen
- Gehe zu Buchungsseite im linken Menü
- Klicke auf Buchungsseite speichern und veröffentlichen
- Kopiere den generierten Link zur Buchungsseite
- Teile den Link per E-Mail, in deiner E-Mail-Signatur, auf deiner Website oder in Teams
Sichtbarkeit: Standardmäßig ist die Buchungsseite öffentlich zugänglich – jeder mit dem Link kann einen Termin buchen. Du kannst die Seite unter Buchungsseite → Zugriffssteuerung auf bestimmte Personen (z. B. nur Mitarbeiter deiner Organisation) beschränken.
Die Vorteile von Microsoft Bookings im Überblick
- Keine Terminkonflikte: Automatische Kalender-Synchronisation mit Outlook verhindert Doppelbuchungen
- Professioneller Auftritt: Individuell gestaltete Buchungsseite mit eigenem Branding
- Zeitersparnis: Kunden buchen selbstständig – kein manuelles Abstimmen per E-Mail nötig
- Teams-Integration: Online-Termine werden automatisch als Teams-Meeting angelegt
- Automatische Erinnerungen: Bookings sendet Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails an den Buchenden
- Im M365-Paket enthalten: Kein zusätzliches Tool nötig – Bookings ist Teil deiner bestehenden Microsoft 365-Lizenz
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