Wie kürze ich Termine automatisch in Outlook?

In Outlook: Datei → Optionen → Kalender → Termine kürzen. Wähle 5 oder 10 Minuten für kurze bzw. 10 oder 15 Minuten für lange Termine. So entstehen automatisch Pausen zwischen Meetings.

Mach mal eine Pause im Meetingmarathon – Termine kürzen in Outlook

Dominik Zumstrull • 05. Mai 2021 • 3 Min. Lesezeit

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Dominik Zumstrull

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Endlose Meetings ohne Pausen? Microsoft hat eine praktische Funktion in Outlook eingebaut, die Termine automatisch etwas kürzer plant – damit du pünktlich in dein nächstes Meeting kommen kannst.

„Kürzer enden“-Funktion aktivieren

Öffne Outlook und gehe zu Datei → Optionen → Kalender
Aktiviere die Option „Besprechungen und Termine kürzer enden“
Wähle, um wie viele Minuten Termine verkürzt werden sollen:
– Unter 1 Stunde: Standard sind 5 Minuten
– 1 Stunde oder länger: Standard sind 10 Minuten
Klicke auf „OK“

Was passiert danach?

Wenn du ab jetzt einen neuen Termin erstellst, wird die Endzeit automatisch um die eingestellten Minuten nach vorne verschoben. Aus einem 60-Minuten-Meeting wird automatisch ein 50-Minuten-Meeting – die Zeit bis zum nächsten Termin bleibt als Puffer frei.

Bestehende Termine anpassen

Die Funktion wirkt nur auf neu erstellte Termine. Bereits geplante Besprechungen müssen manuell angepasst werden.

Tipp: Auch in Teams

Dieselbe Einstellung gibt es auch in den Teams-Kalenderoptionen. Zusammen mit der Outlook-Einstellung sorgst du so für konsistente Pausen zwischen allen deinen Meetings.

Warum Pausen zwischen Meetings wichtig sind

Laut Microsoft-Forschung steigt der Stresspegel bei back-to-back Meetings messbar an – schon 5 Minuten Pause dazwischen reduziert ihn signifikant.

Teams-Einstellung parallel

Die gleiche Einstellung gibt es auch in Microsoft Teams: Einstellungen → Kalender → Meetings kürzer enden lassen.

Gilt nur für neue Einladungen

Bereits versendete Termineinladungen werden nicht rückwirkend angepasst – die Einstellung wirkt nur auf neue Meetings, die du nach Aktivierung erstellst.