Gastkonto für externes Teilen in SharePoint und OneDrive erstellen
In vielen Unternehmen ist es notwendig, Dateien und Ordner mit externen Partnern, Kunden oder Dienstleistern zu teilen. Microsoft 365 bietet dafür die Möglichkeit, Gastkonten (B2B-Zusammenarbeit) einzurichten. Damit können externe Personen sicher auf freigegebene Inhalte in SharePoint Online und OneDrive for Business zugreifen – ohne ein eigenes Microsoft 365-Konto zu benötigen.
Voraussetzungen für den Gastzugriff
Bevor du Gastkonten nutzen kannst, müssen einige Einstellungen in deinem Tenant korrekt konfiguriert sein. Du benötigst Globale Administrator– oder SharePoint-Administrator-Rechte. Außerdem muss externes Teilen in den SharePoint- und OneDrive-Einstellungen aktiviert sein.
Externes Teilen prüfen
Navigiere im Microsoft 365 Admin Center zu SharePoint → Richtlinien → Freigabe. Hier kannst du einstellen, mit wem geteilt werden darf: nur interne Benutzer, bestehende Gäste, neue und bestehende Gäste oder jedermann. Für B2B-Zusammenarbeit empfehlen wir die Option „Neue und bestehende Gäste“.
Gastkonto einrichten – Schritt für Schritt
1. Einladung über SharePoint oder OneDrive
Öffne die SharePoint-Website oder den OneDrive-Ordner, den du teilen möchtest. Klicke auf Teilen und gib die E-Mail-Adresse des externen Partners ein. Der Gast erhält eine Einladungs-E-Mail mit einem Link zur Anmeldung.
2. Einladung über Microsoft Entra
Alternativ kannst du Gastkonten direkt über Microsoft Entra anlegen: Gehe zu Benutzer → Alle Benutzer → Neuen Benutzer einladen. Gib Name und E-Mail-Adresse ein und sende die Einladung.
3. Berechtigungen zuweisen
Nach der Einladung kannst du dem Gastkonto spezifische Berechtigungen zuweisen – beispielsweise Leserechte auf eine SharePoint-Bibliothek oder Bearbeitungsrechte auf einen bestimmten Ordner. Achte darauf, das Prinzip der minimalen Berechtigung einzuhalten.
Sicherheitsempfehlungen für den Gastzugriff
Externes Teilen birgt Risiken, wenn es nicht richtig konfiguriert ist. Wir empfehlen: Aktiviere MFA für Gastkonten, setze Ablaufdaten für Freigaben, überprüfe regelmäßig die Gastbenutzer-Liste in Microsoft Entra und nutze Sensitivity Labels für besonders vertrauliche Dokumente.
Fazit
Gastkonten in Microsoft 365 sind ein leistungsstarkes Werkzeug für die sichere Zusammenarbeit mit externen Partnern. Richtig konfiguriert ermöglichen sie effizientes Arbeiten ohne Sicherheitskompromisse. Als Microsoft 365-Spezialist in Osnabrück helfen wir dir gerne bei der Einrichtung und Absicherung.
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