Dokumentenmappen (Document Sets) sind ein leistungsstarkes Feature in SharePoint, mit dem du zusammengehörige Dokumente als eine Einheit verwalten kannst. In Kombination mit Power Automate (ehemals Microsoft Flow) lässt sich die Erstellung dieser Dokumentenmappen automatisieren – ideal für Projektordner, Kundenakten oder Vertragsbündel, die immer der gleichen Struktur folgen.
Was ist eine Dokumentenmappe?
Eine Dokumentenmappe ist ein spezieller Inhaltstyp in SharePoint, der mehrere Dateien unter einem gemeinsamen Dach gruppiert. Im Gegensatz zu einem normalen Ordner hat eine Dokumentenmappe eigene Metadaten, eine Willkommensseite und kann versioniert werden. Typische Anwendungsfälle sind Projektmappen mit Lastenheft, Angebot und Vertrag als zusammengehöriges Paket oder Kundenakten mit Stammdaten, Korrespondenz und Verträgen.
Automatische Erstellung mit Power Automate
Mit Power Automate kannst du Dokumentenmappen automatisch erstellen, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt – zum Beispiel wenn ein neuer Eintrag in einer SharePoint-Liste angelegt wird oder ein Formular ausgefüllt wird.
Schritt 1: Flow erstellen
Erstelle einen neuen automatisierten Flow in Power Automate. Wähle als Trigger z. B. „Wenn ein Element erstellt wird“ für eine SharePoint-Liste. So wird die Dokumentenmappe automatisch angelegt, sobald ein neuer Eintrag erscheint.
Schritt 2: HTTP-Anfrage an SharePoint senden
Füge die Aktion „HTTP-Anforderung an SharePoint senden“ hinzu. Konfiguriere die Methode als POST und verwende als URI den Pfad zu deiner Dokumentenbibliothek. Im Body gibst du die Metadaten der neuen Dokumentenmappe mit – inklusive Inhaltstyp-ID und Name.
Schritt 3: Header konfigurieren
Setze die erforderlichen Header: Accept: application/json;odata=verbose und Content-Type: application/json;odata=verbose. Im Slug-Header gibst du den Namen der Dokumentenmappe und die Content-Type-ID an, getrennt durch ein Pipe-Zeichen.
Schritt 4: Testen und verfäneinern
Teste den Flow mit einem neuen Listeneintrag. Prüfe in der Dokumentenbibliothek, ob die Dokumentenmappe korrekt erstellt wurde. Falls Fehler auftreten: Überprüfe die Inhaltstyp-ID (diese findest du in den Bibliothekseinstellungen unter „Inhaltstypen“) und stelle sicher, dass Dokumentenmappen für die Bibliothek aktiviert sind.
Voraussetzungen und Tipps
- Dokumentenmappen aktivieren: In der Bibliothek unter „Erweiterte Einstellungen“ muss die Verwaltung von Inhaltstypen aktiviert sein
- Inhaltstyp-ID ermitteln: Die ID findest du in der URL, wenn du den Inhaltstyp in den Bibliothekseinstellungen öffnest
- Berechtigungen: Der Flow benötigt ausreichende Berechtigungen auf der Bibliothek (mindestens „Bearbeiten“)
- Vorlagen nutzen: Du kannst Standarddokumente in der Dokumentenmappe hinterlegen, die bei jeder Erstellung automatisch kopiert werden
Die Automatisierung mit Power Automate spart bei wiederkehrenden Prozessen enorm viel Zeit und stellt sicher, dass alle Dokumentenmappen einheitlich strukturiert sind. Falls du Hilfe bei der Einrichtung benötigst, unterstützt dich unser Team bei der Konfiguration von SharePoint und Power Automate.
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