Die Burkowski GmbH & Co. KG in Georgsmarienhütte bei Osnabrück ist Fachhandel für Berufsbekleidung und Arbeitsschuhe – mit Ladengeschäft, Firmenkundengeschäft und einem eigenen Vermietbereich. Gewachsen ist das Unternehmen über Jahre auf Sage 100 und ein Sage-Dokumentenmanagement aus 2016/17, verteilt auf zwei Gesellschaften mit getrennten Systemen. Wartung, Weiterentwicklung und Auswertungen wurden damit zunehmend zum Engpass.
OIT hat Burkowski von der ersten Prozessaufnahme bis zum laufenden Betrieb auf Odoo ERP & CRM gebracht: ein Mandantensystem für beide Gesellschaften, eine Kasse im Laden inklusive Hardware, Microsoft 365 und Exchange für die Kommunikation, direkt angebundene Bankkonten in der Buchhaltung – und ein revisionssicheres Archiv, das die Abschaltung des Altsystems überhaupt erst möglich macht.
Projektzeitraum: September 2025 bis laufend · Produktivstart: März 2026 · Plattform: Odoo 19.0 auf Odoo.sh · OIT-Team: Eric Fischer & Andreas Olbricht
Das produktive Odoo-System bei Burkowski – Desktop und mobil, alle Bereiche in einer Oberfläche.
Die Ausgangslage
Zwei Gesellschaften, zwei getrennte Sage-Installationen, ein Dokumentenmanagement ohne dokumentiertes Datenbankschema und ein Artikelstamm, dessen tatsächliche Größe niemand kannte. Dazu Prozesse, die sich zwischen Handel und Vermietung überschneiden, aber nie zusammengeführt wurden. Vor der ersten Zeile Konfiguration stand deshalb eine strukturierte Gesamtanalyse: Systemlandschaft, operative Abläufe, Daten- und Organisationsstruktur beider Gesellschaften – mit Abhängigkeiten, Risiken und einer priorisierten Roadmap als Ergebnis.
Den Auftakt bildete im November 2025 ein Workshop vor Ort mit zwei OIT-Beratern: Bestandsaufnahme, Prozessdefinition, Lösungserarbeitung und die ersten Datensätze direkt im System. Wer diesen Weg zuerst im Kleinen gehen möchte, findet ihn als Odoo Fit-Check als eigenes Produkt.
Was wir umgesetzt haben
Gesamtanalyse der Sage-Landschaft, Prozessharmonisierung zwischen Handel und Vermietung, Multi-Company-Architektur, Modul- und Schnittstellendefinition, Migrationsstrategie und Implementierungs-Roadmap.
Multi-Company-Struktur für beide Gesellschaften mit Mandantentrennung, Benutzer-, Rollen- und Berechtigungskonzept. Konfiguration der Module und Feinjustierung der Prozesse für Handel und Vermietung.
Phase A: Odoo Kassensystem im Ladengeschäft, inklusive neuem Kassen-PC, Barcode-Workflow und Anbindung an Lager und Artikelstamm. Go-Live im Frühjahr 2026.
Stamm- und Bewegungsdaten aus Sage 100: Datenmapping, Bereinigung, Transformation, Testmigrationen und fachliche Freigabe – mit dokumentierter Prüfung auf Konsistenz und Vollständigkeit.
E-Mail über Exchange Online inklusive Archivierung, Microsoft 365 für alle Arbeitsplätze, Domänen und DNS bei OIT, eigenes Portal unter portal.burkowski.de. Die Bankverbindungen laufen direkt in die Odoo-Buchhaltung.
Zielgruppenspezifische Anwenderschulungen für die Fachbereiche beider Gesellschaften, plus Kurzhandbücher und Prozessbeschreibungen, damit auch neue Mitarbeiter nach Projektabschluss anschlussfähig sind.
Der Artikelstamm war die eigentliche Arbeit
Geplant war ein Artikelstamm von 1.500 bis 2.000 Positionen. Vorgefunden haben wir 4.269 Produktvorlagen mit 16.696 Varianten – rund das Dreifache. Verlässliche EANs gab es nicht: Die Codes aus Sage waren intern generiert, keine echten GS1-Nummern. Artikelbilder fehlten größtenteils.
Damit Kasse und Shop mit den Daten wirklich arbeiten können, haben wir über 20 Lieferantenkataloge ausgewertet, einen mehrstufigen Matching-Prozess aufgebaut und ein Verfahren zur Bildbeschaffung entwickelt. Ergebnis: 5.007 zugeordnete EANs und 285 Artikelbilder, dazu 31 ausgeschlossene Lieferanten, 13 bereinigte Müll-Datensätze und 107 korrigierte Ansprechpartner-Zuordnungen.
Altdaten gesichert, Altsystem abschaltbar
Im Sage-DMS lagen rund 20.000 Dokumente – als Dateien ohne Namen, ohne Datum, ohne Belegbezug. Die gesamte Bedeutung steckte in einer nicht dokumentierten Datenbank eines Systems, das seit Jahren keinen Support mehr hat. Wir haben das Schema erschlossen, Dateien und Metadaten zusammengeführt und den Bestand beider Gesellschaften vollständig herausgelöst.
Daraus entstehen zwei getrennte Ergebnisse: ein versiegeltes Langzeitarchiv mit Originaldateien, Originaldaten, maschinenlesbaren Metadaten, Prüfsummen je Dokument und Gesamtprüfsumme – lesbar ohne jede Software und damit unabhängig von jeder künftigen Systementscheidung. Und eine Arbeitsfassung in Odoo Dokumente, strukturiert nach Dokumentart, Jahr und Kunde. Im Archiv wird verwahrt, in Odoo wird gearbeitet: Das Tagesgeschäft berührt den aufbewahrungspflichtigen Bestand nicht. Ein Migrationsprotokoll belegt die Vollständigkeit – inklusive Abgleich je Gesellschaft und Dokumentart und der dokumentierten Behandlung von rund 600 Mehrfachversionen.
Diese Odoo-Apps sind im Einsatz
| Bereich | Apps |
|---|---|
| Handel & Warenwirtschaft | Verkauf, Einkauf, Lager, Barcode, Kassensystem, Vermietung, Qualität |
| Finanzen & Belege | Buchhaltung, Rechnungsstellung, Dokumente, E-Signatur |
| Kunden & Vertrieb | CRM, Kontakte, Website |
| Service & Außendienst | Außendiensteinsätze, Reparaturen, Wartung, Fuhrpark, IoT |
| Projekte & Zeit | Projekt, Zeiterfassungen, To-do, Kalender |
| Team & Wissen | Mitarbeiter, Kompetenzen, Wissensdatenbank, Dialog, Dashboards |
| Anpassung | Studio – für Felder und Ansichten, die es im Standard nicht gibt |
Wie wir das System betreiben
Ein ERP, an dem im laufenden Betrieb weitergebaut wird, braucht mehr als eine Datenbank. Burkowski läuft deshalb auf Odoo.sh mit drei getrennten Umgebungen: einem Produktionssystem, einem Staging-Branch, der auf einer Kopie der echten Produktivdaten aufsetzt, und einer Entwicklungsumgebung mit Demodaten. Jede Änderung wird zuerst gegen echte Daten getestet und erst danach produktiv gestellt.
Genau so läuft aktuell Phase B: Der nächste Ausbauschritt wird auf dem Staging-Branch aufgebaut und abgenommen, während das Tagesgeschäft im Produktivsystem ungestört weiterläuft. Die Verfügbarkeit der Produktionsumgebung lag im letzten Monat bei 100 Prozent.
Hardware und Arbeitsplätze
Ein ERP ist nur so gut wie die Geräte, auf denen es bedient wird. Deshalb kam die Hardware aus derselben Hand: ein Kassen-PC für den Laden, Surface Pro 11 mit 5G für den mobilen Einsatz und Samsung Galaxy Tab S10 FE 5G Enterprise Edition mit Rugged-Hülle und Panzerglas für den Außendienst beim Firmenkunden – beschafft, eingerichtet und in Microsoft 365 eingebunden von OIT. Details dazu unter Hardware & Netzwerk und Cloud & Microsoft 365.
Zahlen aus dem Projekt
| Kennzahl | Wert |
|---|---|
| Gesellschaften in einem System | 2 – Handel und Vermietung |
| Odoo-Version | 19.0 auf Odoo.sh |
| Odoo-Apps im produktiven Einsatz | 28 |
| Migrierte Produktvorlagen | 4.269 |
| Artikelvarianten | 16.696 |
| Zugeordnete EANs | 5.007 |
| Beschaffte Artikelbilder | 285 |
| Dokumente aus dem Sage-DMS | rund 20.000 |
| Projektstart | September 2025 |
| Produktivstart | März 2026 |
| Verfügbarkeit letzte 30 Tage | 100 % |
Nach dem Go-Live
Das Projekt endet nicht mit der Inbetriebnahme. Burkowski nutzt seither die laufende IT-Betreuung von OIT: First- und Second-Level-Support für die Endanwender, Hardware-Support, Microsoft-365-Benutzer- und Rechteverwaltung und Prozessanpassungen im Odoo, wenn sich im Tagesgeschäft etwas ändert. Als Odoo Partner Osnabrück begleiten wir solche Projekte in der Region von der Prozessaufnahme bis zum laufenden Betrieb.
Wer wiederkehrende Buchhaltungsarbeit im Odoo automatisieren möchte, findet den nächsten Schritt in unserem Odoo Agent. Und wer wissen will, ob Odoo überhaupt zum eigenen Unternehmen passt, startet mit dem Odoo Fit-Check.
Was dieses Projekt auszeichnet
Unsere Leistungen in diesem Projekt
Umgesetzt von OIT – komplett aus einer Hand: Odoo: ERP & CRM, Cloud & Microsoft 365, Hardware & Netzwerk und IT-Support & Betreuung.