Kursverwaltung in Odoo: vom Formular zum ausgebuchten Kurs – Rock Your Motion

Odoo · Case Study

Rock Your Motion (Marieke Börger, Wellingerhof in Belm bei Osnabrück) bietet Yoga-, Präventions- und Fitnesskurse an – vor Ort und online. Was als Studio-Alltag harmlos klingt, ist organisatorisch anspruchsvoll: Kurse laufen als Serien über Wochen, Teilnehmer:innen buchen Online- oder Präsenzplätze, zahlen gern per Überweisung und erwarten nach der Buchung Zoom-Links, Materialien und Videoaufzeichnungen. Wir haben dafür auf Odoo-Basis ein maßgeschneidertes Kursmodul entwickelt – you.rockyourmotion.de.

Die Ausgangslage

Odoo bringt mit Events, eCommerce und Website starke Bausteine mit – aber keinen fertigen Workflow für Kursanbieter. Ohne Anpassung bedeutet jeder neue Kurs: Termine einzeln anlegen, Produkte im Shop pflegen, Zahlungen manuell prüfen, Teilnehmer:innen von Hand freischalten und Aufzeichnungen per E-Mail verschicken. Genau diese Handarbeit wollten wir eliminieren.

Die Lösung: ein Formular, ein kompletter Kurs

Mit unserem Kursmodul füllt Marieke ein einziges Formular aus – und erhält automatisch den fertigen Kurs mit allen Einzelterminen, die buchbaren Varianten im Online-Shop und den passenden Zugang zum geschützten Mitgliederbereich.

Die Termin-Vorschau erscheint live, sobald Zeitraum, Wochentage und Uhrzeit gesetzt sind. Niedersächsische Feiertage werden automatisch erkannt und als „fällt aus“ markiert – inklusive Grund. Die Kursverwaltung zeigt anschließend alle Kurse als Karten mit der aktuellen Belegung je Ticket-Art:

Zahlungsstatus statt Excel-Liste

Die Teilnehmerliste ist farbig markiert: bezahlt (Zugang aktiv), reserviert (wartet auf Zahlung, mit Restzeit und automatischer Deadline) und storniert. Wer im Shop per Überweisung kauft, wird automatisch 14 Tage reserviert. Geht die Zahlung ein und wird in der Buchhaltung zugeordnet, springt die Buchung von selbst auf „bezahlt“ und schaltet den Mitgliederbereich frei. Unbezahlte Reservierungen laufen automatisch ab.

Sofort verkaufbar – mit eingebautem Kaufanreiz

Neu angelegte Kurse sind sofort im Shop buchbar. Die Produktseite zeigt automatisch Kurszeitraum, Preis inkl. Steuern und alle Einzeltermine – abgesagte durchgestrichen. Wird es eng, erscheint pro Variante ein Verfügbarkeitshinweis: orange bei „Nur noch N Plätze frei!“, rot bei „Ausgebucht“.

Mitgliederbereich mit Videoaufzeichnungen

Eingeloggte Teilnehmer:innen sehen automatisch alle Kurse, für die sie bezahlt haben – mit Zeiten, Ort, Zoom-Link, Materialien und Ausfall-Hinweisen. Zu jedem Termin lässt sich eine Vimeo-Aufzeichnung hinterlegen; der Player wird automatisch eingebettet. Zugriff hat nur, wer bezahlt hat.

Das Ergebnis

Ein neuer Kurs ist in Minuten statt Stunden online. Zahlungseingänge schalten Teilnehmer:innen automatisch frei, Reservierungen verfallen von selbst, und der Restplatz-Hinweis sorgt für volle Kurse. Verwaltung, Shop, Buchhaltung und Mitgliederbereich laufen in einem einzigen System – Odoo.

Auch für dein Odoo?

Ob Kursanbieter, Studio, Akademie oder ein ganz anderer Anwendungsfall: Als Odoo-Partner passen wir Odoo genau an deine Prozesse an – von der einzelnen Automatisierung bis zum kompletten Modul wie diesem.

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