WordPress

Ansprechpartner

Alles rund um Kunden, Buchungen und Rechnungen läuft hier in WordPress an einem Ort zusammen. Kontakte entstehen automatisch, sobald jemand ein Appartement oder einen Eventraum bucht – über zwei unabhängig installierte Buchungssysteme auf der Website – und lassen sich bei Bedarf auch manuell anlegen. Aus dem Kontakt heraus können direkt weitere Buchungen angestoßen und Rechnungen per Formular erstellt werden. Die Rechnungen werden anschließend per API an SevDesk übertragen und können auf Wunsch direkt versendet werden.

Herausforderung

Durch mehrere Buchungssysteme gab es keine zentrale Kundendatenbasis – Informationen lagen verteilt und mussten teilweise doppelt gepflegt werden. Zwischen Buchung, Kontaktverwaltung und Rechnungsstellung entstanden Medienbrüche, die Prozesse unnötig kompliziert machten. Rechnungen wurden manuell erstellt und separat in SevDesk übertragen, was fehleranfällig und zeitintensiv war. Zudem fehlte eine direkte Verbindung zwischen Buchung und Faktura, während unterschiedliche Plugins technisch sauber zusammengeführt werden mussten.

Lösung

Im WordPress-Backend wurde ein zentrales Kontaktmodul aufgebaut, in dem alle Kundenvorgänge zusammenlaufen. Kontakte entstehen automatisch aus den Buchungen und werden in einer einheitlichen Datenstruktur geführt – unabhängig davon, ob es um Appartements oder Eventräume geht. Das Herzstück ist ein individuelles Rechnungsformular, das Rechnungen direkt erstellt und per API an SevDesk übergibt. Kontakte werden bidirektional synchronisiert und der komplette Ablauf ist durchgängig abgebildet: Buchung → Kontakt → Rechnung → Versand.

Wirkung

Im Alltag spart das spürbar Zeit, weil viele Schritte automatisch laufen und nicht mehr doppelt gemacht werden müssen. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote, weil weniger manuell übertragen und nachgepflegt wird. Alle Kundendaten liegen in einer einheitlichen Basis, und der Rechnungsprozess ist klar nachvollziehbar – von der Buchung bis zum Versand. Außerdem ist das System so aufgebaut, dass es sich gut erweitern lässt und operative Abläufe sauber mit der Buchhaltung verzahnt.