Digitalisierte Freigabeprozesse mit Microsoft 365 & Power Platform

Für einen internationalen Industriekunden (Name anonymisiert) haben wir regionale und globale Freigabeprozesse in Microsoft 365 digitalisiert und automatisiert. Grundlage dafür war die Power Platform in Verbindung mit SharePoint, Microsoft Teams und den Microsoft-365-Standardtools.

Die bestehenden Prozesse für Freigaben liefen bisher manuell, waren zeitaufwendig und je nach Region unterschiedlich organisiert. Das führte zu:

• fehlender Transparenz über den aktuellen Status

• langen Durchlaufzeiten bei Genehmigungen

• erhöhtem Koordinationsaufwand zwischen Abteilungen und Standorten

Mit der Microsoft Power Platform wurde ein durchgängiger digitaler Workflow entwickelt:

• SharePoint: Zentrale Verwaltung der Freigabestufen in Listen als Datenbasis

• Power Automate: Automatisierte Weiterleitungen, Genehmigungen über Approvals und Benachrichtigungen in Microsoft Teams

• Power Apps: Interaktive App mit Prozess-Diagramm, das den aktuellen Status in Echtzeit berechnet und visualisiert

• Microsoft Teams + SharePoint-Dokumente: Nahtlose Zusammenarbeit und direkter Zugriff auf die relevanten Dateien im gewohnten Arbeitsumfeld

Die neue Lösung sorgt für deutlich mehr Effizienz und Transparenz:

• Einheitliche Abläufe weltweit, unabhängig von Standort oder Abteilung

• Transparenz: Jede/r Beteiligte sieht jederzeit, wo sich ein Vorgang im Prozess befindet

• Zeitersparnis: Weniger manuelle Schritte und schnellere Freigaben

• Verbesserte Zusammenarbeit: Alle Beteiligten arbeiten zentral in Microsoft Teams mit Zugriff auf SharePoint-Dokumente

Das Ergebnis: Ein skalierbarer, moderner Workflow, der die Arbeit spürbar erleichtert und die Digitalisierung im Unternehmen vorantreibt.